Zakendoen met Italië: sociale momenten zijn belangrijk

Nederlanders brengen graag hun vakanties door in Italië. Toscane is de favoriet, maar er is vermoedelijk geen regio in Italië waar Nederlanders niet komen. Net als dat de Italiaanse keuken met z'n pizza's, pasta's en wijnen heel normaal is geworden voor Nederlanders.

Tip 1: Plan genoeg tijd voor afspraken

Italianen hebben een amicale manier van doen en die zet Nederlandse ondernemers soms op het verkeerde been. "Als je vragen krijgt over vrienden en familie, denken sommige Nederlandse ondernemers: ah, we zijn al binnen… Dat is niet zo! Het zijn beleefdheidsvormen. Italianen zijn gewoon oprecht geïnteresseerd in jou."

Nederlanders kunnen door deze amicale communicatie denken dat het zakendoen ook makkelijker zal gaan. Maar er is wel een scheiding tussen zakelijk en privé.

Afspraken kunnen hierdoor langer duren dan van te voren bedacht. Je moet dus niet heel strak plannen als je Italië bezoekt voor een afspraak. "Vooral bij de kennismaking hebben Italianen meer tijd nodig om jou beter te leren kennen. Een meeting van een half uur of drie kwartier is dan niet voldoende. Plan daarom je agenda niet te strak in; laat wat extra ruimte open."

Geduld is ook raadzaam, zegt ze, omdat Italianen graag en veel praten. Zo kan het ook nuttiger zijn om even te bellen in plaats van alleen een mail te sturen. "Dan weet je zeker of een bericht goed aangekomen is."

Een ander belangrijk advies: tutoyeer niet te snel. "Nederlanders doen dat van nature heel snel, maar voor Italianen is dat niet gebruikelijk. Het is raadzaam om hier eerst toestemming voor te vragen."

Tip 2: Respecteer de Italiaanse trots

Italianen zijn trotse mensen. Trots op de cultuur en geschiedenis in de regio, de kwaliteit van het eten, een lokale voetbalclub. "Soms nemen zakenpartners je mee om je de beste koffie van de stad te laten proeven."

Ze zijn ook trots op het ondernemerschap in het land, de Italiaanse producten en 'made in Italy'. Die trots zie je vaak terug bij familiebedrijven. "Ze willen dan graag de fabriek laten zien, de geschiedenis vertellen, mensen voorstellen die er al lang werken. De verhalen zijn ook vaak gebonden aan een stad en regio."

Aan de andere kant kunnen Italianen zelf ook wel kritisch zijn over hun land, vertelt ze. Begripvol luisteren is dan in principe voldoende. Het is niet verstandig om als Nederlander mee te gaan klagen.

Ze wil waken voor heersende stereotypen over gepassioneerde Italianen: "Het beeld van een flamboyante Italiaan die je meteen voor een 3 uur durende lunch uitnodigt… Dat zou je niet zo gauw in een zakelijk context tegenkomen."

Dat brengt haar op een ander punt: er zijn ook cultuurverschillen binnen Italië. Mensen onderschatten soms hoe groot en divers het land is. "Een verschil is dat in Zuid-Italië relaties nóg belangrijker zijn dan in het noorden. Wil je daar zakendoen, dan moet je wel een partner of relatie hebben die er lokaal bekend is."

Tip 3: Bewijs dat je een goed product hebt

Heel belangrijk in Italië is goed te bewijzen dat je product of dienst echt onderscheidend is. "Wat is het voordeel voor de Italiaanse ondernemer om zaken met jou te doen? Denk daarover na, want dat moet je goed zien te verkopen."

En dat vereist een goede voorbereiding. "'La bella figura' betekent niet alleen netjes voor de dag komen, maar ook dat je consistent en inhoudelijk goed voorbereid moet zijn. Als je een goed product hebt, moet je dat ook kunnen bewijzen. Italianen gaan vragen om certificaten, documenten, referenties…"

Italiaanse zakenpartners stellen het boven alles op prijs dat de zakenpartner concreet is in wat die te bieden heeft. "Dus dat je formeel en to the point bent als je als ondernemer jouw product of dienst aan hen presenteert."

Tip 4: Leer omgaan met de hiërarchie

De hiërarchische kant van de Italiaanse cultuur wordt soms ook onderschat door Nederlandse ondernemers. "Je moet écht weten dat je de juiste persoon voor je hebt. Anders kun je er na een paar maanden achter komen dat de persoon met wie je praat niet bevoegd is om beslissingen te nemen."

Praten over details met een technische ingenieur kan prima zijn om te doen, zegt ze. Die kan het product eerst 'keuren'. "Maar wil je over contracten of een order praten, dan moet je echt een afspraak maken bij de juiste persoon."

Iets om ook rekening mee te houden, is dat de betalingstermijnen in sommige sectoren in Italië langer zijn dan wat ondernemers in Nederland gewend zijn. Of je die wilt accepteren of niet, hangt ook wel af van je positie in de markt. "Er zijn ook Nederlandse bedrijven die in Italië succes hebben en afspreken: of aanbetaling, of betaling na 30 dagen of 60 dagen, anders niet!"

Tip 5: Houd rekening met Italiaanse ambities

Italianen worden over het algemeen gedreven door succes. Deze ambitie is niet precies dezelfde als in de VS, maar Italianen kunnen wel heel gemotiveerd zijn om targets te halen. "Daarmee kunnen ze aan hun omgeving laten zien dat ze goed presteren."

De directe communicatie van Nederlanders komt bijna in ieder artikel over cultuurverschillen terug. Maar hard onderhandelen kunnen Italianen ook. "Bij Italianen is de communicatie misschien wat minder direct, maar een nee blijft vaker een nee dan bij Nederlanders. Nederlandse ondernemers zijn volgens mij meer bereid om te onderhandelen en tot een compromis te komen."

Die minder directe communicatiestijl betekent niet dat Nederlandse ondernemers géén directe vragen mogen stellen. "Als het gesprek gaat over zaken, mag je ook wel pittige vragen stellen."

Bij het zakendoen zijn er 2 belangrijke aandachtspunten voor Nederlandse ondernemers, benadrukt Colpani: check de kredietwaardigheid van het bedrijf en zet alles zwart op wit. "Bureaucratie is soms een obstakel maar heeft ook zo zijn voordelen: in de Italiaanse zakencultuur kun je afspraken goed vastleggen."

Wil je als ondernemer een duurzame relatie met Italianen opbouwen, dan is één ding heel belangrijk: "Italianen stellen het menselijke contact op prijs. Ze zullen bijna nooit meteen over werk beginnen of het gesprek zo afsluiten. Sociale momenten zijn voor hen heel belangrijk. Maar houd altijd je eigen doelen in het oog!"