Do's-and-don'ts in Italië

Italianen zijn dialooggericht en onderhouden relaties het liefst face to face. De talen in het handelsverkeer zijn Italiaans, Engels en Frans. In bepaalde streken in het noorden spreken Italianen ook Duits. Enige kennis van de Italiaanse taal kan helpen bij het zakelijke contact en is soms zelfs noodzakelijk. Schriftelijke communicatie heeft minder effect dan mondelinge. Familie is erg belangrijk voor Italianen. Vraag regelmatig naar hun welzijn.

Italianen kunnen tijdens vergaderingen en onderhandelingen temperamentvol uit de hoek komen als ze het ergens mee oneens zijn. Dat soort reacties is heel gewoon in Italië. Het Italiaanse taalgebruik is indirect. Het maken van goede sier speelt daarbij ook een rol. Soms lijkt een 'bel discorso' (letterlijk een mooi betoog, mooie woorden) belangrijker dan de boodschap zelf.

Spreek uw zakenpartner aan met zijn of haar titel, zoals dottore/dottoressa, avvocato of ragioniere (accountant), gevolgd door de familienaam. Ook personen zonder titel worden regelmatig daarmee wél aangesproken; hiermee wordt dan de kundigheid en/of belangrijkheid van een persoon onderstreept. Als mensen het u verzoeken, kunt u iemand aanspreken bij de voornaam, maar dat is niet zo gebruikelijk als bij ons.

Wees geduldig bij het opbouwen van de zakelijke relatie. Tijdens het zakelijke gesprek is het belangrijk om niet al te snel tot zaken te (willen) komen. Een eerste fase bestaat vaak uit kennismaken en elkaar aftasten. Het kan ook een hele kunst zijn om in contact te komen met de juiste persoon: diegene met een beslissingsmandaat. De structuur van de meeste bedrijven is ook anders dan in Noord-Europa. Bij middelgrote en grote ondernemingen heerst een sterkere hiërarchie dan wij in Nederland gewend zijn.

Uiterlijk is belangrijk in Italië. Italiaanse zakenlui zijn goed gekleed en de kwaliteit van de kleding is erg goed. De Italiaan weet verzorgde en modieuze kleding te waarderen. Tijdens de eerste ontmoeting beoordelen uw zakenpartners u ook op uw uiterlijk.

Zakelijke ontmoetingen in Italië zijn zeer formeel. Tijdens zakelijke gesprekken zal men een gesprekspartner niet snel tutoyeren of bij de voornaam noemen. Het is niet uitgesloten dat u moet wachten op uw afspraak. Houd hier rekening mee en verlies uw humeur niet. Wacht geduldig af. De potentiële Italiaanse zakenpartner doet niet snel zaken met iemand die hij niet goed kent.

Negatief commentaar op Italië of op iets Italiaans kunt u het beste voor u houden. De Italianen uiten zich niet negatief over de bureaucratie waarmee zij te kampen hebben. Vermijd gevoelige politieke en maatschappelijke onderwerpen. Het is belangrijk de Italiaanse zakenpartner in zijn waarde te laten. Vanwege het indirecte Italiaanse taalgebruik kan een kritische noot in een gesprek beter worden vermeden, zeker bij een beginnend contact.

Het is beter geen afspraken te maken voor het eerste en laatste uur van de werkdag of direct na lunchtijd (die sterk varieert). Een zakenlunch vormt een goede gelegenheid voor een eerste kennismaking. Er zijn veel gespreksonderwerpen die bij een kennismaking aan de orde kunnen komen, zoals familie, sport, vakantie en gastronomie. Het is niet ongebruikelijk naar de herkomst van iemand te vragen. De Italiaan hecht vaak veel waarde aan de regio waar hij vandaan komt.