Deelvervoer - werkgebonden personenmobiliteit

Over deelvervoer

Uit onderzoek van het Kennisinstituut Mobiliteit (KiM) blijkt dat autodelers elk jaar 175 tot 265 kg minder CO₂ uitstoten dan voordat zij overstapten op autodelen.

Of deelvervoer voor u als werkgever interessant is, hangt sterk af van de reisbehoeften van uw werknemers. Doordat de kosten per kilometer veel hoger liggen dan de standaard kilometervergoeding van € 0,23 zien we dat werkgevers deelvervoer vooral aanbieden voor zakelijke ritten. Voor het dagelijkse woon-werkverkeer is het vaak te duur.

Als werkgever kunt u uw werknemers toegang geven tot deelvervoer door een abonnement bij een aanbieder van deelvervoer af te sluiten, of door samen te werken met een aanbieder van mobilteitskaarten. U laat dan publiek deelvervoer gebruiken. Een andere optie is 'gesloten deelvervoer' voor de eigen werknemers. Daarmee heeft u eigen deelfietsen en/of deelauto's, die u alleen beschikbaar stelt aan uw werknemers. Het deelvervoer heeft dan de vorm van bedrijfsauto’s of bedrijfsfietsen.

Alle voordelen op een rij

• Toegang tot mobiliteit voor werknemers zonder eigen auto: vooral in stedelijke gebieden hebben lang niet alle werknemers een eigen auto. Dit komt ook door hoge kosten of weinig parkeermogelijkheden in de stad. Door deelvervoer mogelijk te maken, biedt u een flexibele en snelle oplossing voor zakelijke reizen.
• Lagere parkeerkosten bij kantoor: met deelauto’s kunt u mogelijk besparen op het aantal parkeerplaatsen. Medewerkers die in het woon-werkverkeer gebruik kunnen maken van de fiets of het OV, hoeven niet meer met de auto naar de werklocatie te komen als ze later op de dag een zakelijke afspraak hebben waarvoor zij de deelauto kunnen gebruiken. Hoe groot de mogelijke besparing op parkeerplaatsen is hangt af van uw specifieke situatie en vooral de hoeveelheid zakelijk verkeer die vanaf de werklocatie wordt gereden.
• CO₂-uitstoot verminderen: elektrische deelauto's stoten veel minder CO₂ uit dan deelauto’s op diesel of benzine. Een elektrische auto stoot 0 gram CO₂ per kilometer uit (aan de uitlaat), een benzine auto gemiddeld 142 gram CO₂. Van alle personenauto’s in Nederland is ongeveer 14% helemaal elektrisch, bij de deelauto’s is dit met ongeveer 50% significant meer.
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en extra flexibiliteit: een groeiend aantal werkgevers biedt werknemers de mogelijkheid om deelauto’s ook privé te gebruiken. Hiervoor gelden wel strenge fiscale voorwaarden. 

Aandachtspunten

Werkgevers die gebruikmaken van deelvervoer gebruiken meestal een combinatie van gesloten (eigen) en publiek deelvervoer. Eigen deelvervoer voor de reisbehoefte, en voor pieken in de reisbehoefte het publiek deelvervoer. Bij een keuze voor deelvervoer moet u met een aantal zaken rekening houden:

• Breng de mobiliteitsbehoeften van uw  werknemers en de kosten en voordelen in kaart. Analyseer de huidige situatie en behoefte van werknemers, voor welke groepen en type reizen is deelvervoer interessant? De kosten van dit type brengt u in kaart door te kijken naar de reisdeclaraties van werknemers en eventuele rittenregistratie van leaserijders. Veel informatie kunt u mogelijk al halen uit het HR-systeem of de analyse die u heeft gemaakt voor de WPM-rapportage. 
• Kies de juiste mix van deelvervoer. Op basis van het reisgedrag en de behoeften van uw werknemers bepaalt u of deelvervoer interessant is. En welk type deelvervoer u in dat geval het best aanbiedt. Het gebruik van - wel of niet elektrische - deelfietsen en -scooters is vooral interessant voor korte ritten. Of als aanvulling op het openbaar vervoer. De deelauto is interessant voor wat langere ritten, ritten naar lastig met OV bereikbare plekken, of als werknemers veel spullen mee moeten nemen. Reizen werknemers vooral vanuit de eigen werklocatie? Dan is deelvervoer vanuit uw eigen locatie interessant. Ziet u dat werknemers vooral vanuit huis zakelijke ritten maken? Dan is het gebruik van publieke deelvervoer interessant.
• Bepaal hoe u omgaat met het beheer, onderhoud en rittenregistratie. Houdt u alles in eigen hand, van aankoop tot onderhoud en beheer? Of besteedt u het uit en laat u iemand ervoor zorgen? Ontsluit u de gedeelde vervoermiddelen met een sleutel (hoe organiseert u het sleutelbeheer?), of met bijvoorbeeld een app? De oplossingen kunnen voor iedere aanbieder of type deelvervoer verschillen. Bedenk voor u een aanbieder kiest goed in welke mate deze hierin kan helpen. Daarnaast verlangt de Belastingdienst dat u een sluitende kilometeradministratie bijhoudt. Wilt u dit automatisch laten doen via een reserveringssysteem of een black box in de auto? Of vraagt u werknemers om hun ritten met de hand bij te houden?
• Deel uw analyse met aanbieders van deelvervoer en daag hen uit met een voorstel te komen. Er zijn veel partijen die deelvervoer voor uw organisatie aan kunnen bieden. Dit kan uw eigen leasemaatschappij zijn, maar er zijn ook partijen die zich helemaal op deelvervoer hebben toegelegd. Vanuit de keuzes en resultaten van bovenstaande aandachtpunten maakt u een eerste selectie van partijen die het best passen bij de reisbehoeften en gewenste mate van ontzorgen. Maak hierin duidelijk welke wensen en eisen u stelt aan het deelvervoer. Wilt u bijvoorbeeld dat de voertuigen helemaal elektrisch zijn? Wilt u alleen deelauto’s aanbieden? Of ook scooters en fietsen? Moeten de voertuigen voorzien zijn van uw huisstijl? Wie is verantwoordelijk voor beheer en onderhoud?

Deelvervoer en de fiscus

Bij de inzet van deelvervoer, moet u bekijken hoe u dit fiscaal organiseert. Met name bij de inzet van deelauto's bestaat het risico dat als u dit niet goed doet, u een forse bijtelling moet betalen. Voor ritten met gedeelde vervoermiddelen die u als werkgever faciliteert, kunt u werknemers geen onbelaste kilometervergoeding bieden.

De Belastingdienst publiceerde in 2024 een aantal voorbeelden die werkgevers meer duidelijkheid bieden over de fiscale gevolgen van het gebruik van deelauto’s. Deze vindt u op open.overheid.nl.

• Start met delen
• Uitgebreide zienswijze belastingdienst fiscale consequenties deelauto's