Wel of geen intermediair?

Wilt u snel weten of u gebruik kunt maken van de WBSO? En welk financieel voordeel de WBSO u op kan leveren? Gebruik dan de handige Regelhulp.

Intermediair inschakelen

U kunt ook besluiten om iemand anders (een intermediair) in te schakelen om de WBSO-aanvraag voor te bereiden, in te dienen en eventueel de verdere correspondentie te voeren. Hieraan zijn echter kosten verbonden. Uw intermediair heeft dan een ketenmachtiging van eHerkenning nodig om namens u of uw organisatie op te treden. Bedenk wel dat u tegenover RVO altijd zelf verantwoordelijk bent en blijft voor uw WBSO-aanvraag en het nakomen van de WBSO-verplichtingen.

Aandachtspunten

Wij ontvangen regelmatig vragen over het zelf aanvragen van de WBSO versus het inschakelen van een intermediair. Daarom hieronder enkele aandachtspunten:

• U kunt prima zelf een aanvraag doen. Hiermee bespaart u provisiekosten. Bovendien heeft uw aanvraag net zoveel kans van slagen. Wij helpen u hier graag bij. Op de WBSO-landingspagina vindt u alle benodigde informatie. Heeft u na het lezen van deze informatie nog vragen, dan kunt u ons bereiken via 088 042 42 42.
• Gaat u, ondanks dat u goed zelf een aanvraag kunt doen, toch een intermediair inschakelen? Kies dan wel een intermediair die uw vakgebied kent en begrijpt. Laat deze ook andere ondersteuningsmogelijkheden onderzoeken. Spreek goed af welke diensten de intermediair aan u levert en welke prijs u daarvoor gaat betalen. Denk hierbij aan het indienen van de aanvraag, het voeren van alle correspondentie gedurende de looptijd van de aanvraag, de ondersteuning bij bezwaar- en beroepsprocedures, enzovoort. Leg dit schriftelijk vast.
• Houdt u er rekening mee dat, ondanks het inschakelen van een intermediair, u een groot deel van de aanvraag zelf moet voorbereiden.
• Sommige subsidieadviesbureaus werken op basis van 'no-cure no-pay', waarbij ze een percentage van de WBSO-toekenning ontvangen. Soms is het mogelijk een uurtarief of een vast factuurbedrag af te spreken. De advieskosten bedragen doorgaans 5 tot 15% van het bedrag dat u aanvraagt. Let goed op wanneer u de factuur moet betalen. Meestal is dit bij de goedkeuring van uw aanvraag, dus voordat u het WBSO-voordeel via uw aangiftes kunt verzilveren.
• Schat de hoogte van uw aanvraag niet te hoog in. Ga uit van werkelijk te verwachten kosten en te realiseren plannen. Dit is met name belangrijk als u een 'no-cure no-pay' afspraak maakt met uw intermediair over een percentage van de toekenning. Het toegekende bedrag in uw S&O-verklaring kan namelijk hoger zijn dan uw definitieve WBSO-voordeel. De WBSO kent een mededelingsplicht. U meldt na afloop van het jaar de daadwerkelijke realisatie van uren (en eventuele kosten en uitgaven). Dit bepaalt uw uiteindelijke WBSO-voordeel. Dit kan lager zijn dan de toekenning. Omdat intermediairs facturen vaststellen op basis van een toekenning en niet op basis van het definitieve WBSO-voordeel, neigen zij soms tot een hogere inschatting van de projectkosten. U kunt dit voorkomen door een vast factuurbedrag af te spreken met de adviseur of een provisie op basis van het definitieve WBSO-voordeel.
• Besteed aandacht aan het bewaken van de vertrouwelijkheid en kennisbescherming van uw project en de administratieve vereisten die de WBSO kent.
• Sommige subsidieadviesbureaus bieden u een programma aan op de server van de intermediair waarin u uw urenregistratie en/of projectadministratie kunt bijhouden. Dit lijkt misschien gemakkelijk maar er zitten risico’s aan. Als u om wat voor reden dan ook uw relatie met de intermediair beëindigt, heeft u mogelijk geen toegang meer tot uw WBSO-administratie. U kunt dan niet voldoen aan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
• Afspraken voor lange tijd of onbepaalde tijd kunt u mogelijk niet, of moeilijk opzeggen. U kunt ervoor kiezen eerst afspraken te maken voor een korte periode. Dan zit u na afloop van een opdracht niet vast aan één bureau. Let er in ieder geval op dat in de voorwaarden geen bepaling staat dat u het adviesbureau een vergoeding moet betalen voor WBSO of voor andere subsidies die u zonder hen aanvraagt.
• Als een intermediair namens u een WBSO-aanvraag indient, moet deze beschikken over een ketenmachtiging van eHerkenning.

Machtigen van een intermediair

Wilt u een intermediair inschakelen voor uw aanvraag? Dan heeft uw intermediair van u een ketenmachtiging van eHerkenning nodig. Regel de ketenmachtiging op tijd.

U kunt een ketenmachtiging afgeven voor:

• uitsluitend RVO-diensten (kies de dienst 'RVO diensten op niveau eH3'); of
• voor alle diensten op niveau 3 (inclusief o.a. het UWV en de Belastingdienst).