Samenwerkingsprojecten wetenschap en visserij: bijlagen vaststellingsaanvraag

Eindverslag

In het eindverslag staan in ieder geval de volgende onderdelen:

• Een beschrijving van de activiteiten die u heeft uitgevoerd voor het project.
• Een evaluatie over hoe de activiteiten hebben bijgedragen aan de doelstellingen uit het projectplan.
• De kennis en informatie die u heeft opgedaan met het project.
• De manier waarop u deze kennis en informatie openbaar heeft gemaakt of gaat maken.

Ook staat in het eindverslag een schriftelijke verklaring. Hieruit wordt duidelijk dat de technische of wetenschappelijke organisatie haar rol heeft vervuld en de resultaten van het project heeft gecontroleerd op juistheid.

U gebruikt voor het eindverslag het format. Gebruikt u uw eigen eindverslag? Zorg er dan voor dat u in ieder geval alle verplichte onderdelen die in ons format zijn opgenomen, goed en volledig onderbouwt.

Bewijsstukken van communicatieactiviteiten

Stuur bewijsstukken van de communicatieactiviteiten over uw project mee. Denk hierbij aan posters, brochures en websites. Ook van de plaatsing van een bord of een plaquette stuurt u een bewijsstuk mee, bijvoorbeeld een foto.

Loonkosten

Het ligt aan de gebruikte methode voor kostenberekening welke bijlagen u meestuurt. In het overzicht Bewijsstukken verantwoording loonkosten ziet u welke dit zijn.

Bijdragen in natura: eigen arbeid

U voegt een urenoverzicht toe. De (sluitende) urenregistratie is controleerbaar en geeft op persoonsniveau inzicht in het aantal uren dat daadwerkelijk aan het project is besteed. In het urenoverzicht staat uw naam, de datum waarop of periode waarin de uren zijn gemaakt en voor welke activiteiten de uren zijn gemaakt. U ondertekent de uren zelf en u geeft een inhoudelijke onderbouwing van de activiteiten in deze uren.

Bijdragen in natura: (on)roerende goederen

U voegt bewijsstukken toe waaruit de waarde van de goederen blijkt, bijvoorbeeld een taxatierapport. Worden de goederen ook na afloop van de activiteit gebruikt, of maar voor een gedeelte van het project? Voeg dan bewijsstukken toe waarmee u onderbouwt welk deel van de gebruikskosten kan worden toegerekend aan het project.

Afschrijvingskosten

U kunt afschrijvingskosten opgeven voor:

• nieuwe investeringen die specifiek voor dit project worden gebruikt, maar nog niet volledig zijn afgeschreven voor het einde van het project;
• goederen die al voor de aanvang van het project in uw bezit waren.

U voegt bewijzen toe van de aanschaf, zoals facturen en betaalwijzen. Ook voegt u bewijzen toe van de economische gebruiksduur, de waardevermindering tijdens de relevante periode en de verwachte restwaarde na afloop van het project.

Overige kosten

U voegt de ondertekende offerte of opdrachtbevestiging toe. Hieruit blijkt wanneer u de verplichtingen bent aangegaan. Ook voegt u facturen en betaalbewijzen toe. De facturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Een betaalbewijs is een kopie van uw bankafschrift of een print van uw rekeningoverzicht op internet. Het voldoet aan deze voorwaarden:

• U geeft duidelijk aan welke activiteiten door u zijn betaald. De activiteiten komen overeen met het projectplan en goedgekeurde wijzigingen daarop.
• Op betaalbewijzen via internetbankieren staan in elk geval uw bankrekeningnummer, naam, adres en woonplaats en de rentedatum.

Is er een verschil tussen de betaalde bedragen en de factuurbedragen? Geef dan een reden aan op de kopie of print van het bewijsstuk.

Berekening kosten als vast percentage

U kunt de bijdragen in natura, afschrijvingskosten en overige kosten ook berekenen als vast percentage van de directe loonkosten. U hoeft de hoogte van deze bedragen dan niet meer met bewijsstukken te onderbouwen. Meer uitleg hierover leest u in de Subsidiespelregels EFMZV.

Bijlagen bij opdrachten van meer dan € 25.000 (exclusief btw)

Waren de totale kosten van een opdracht bij 1 opdrachtnemer hoger dan € 25.000 exclusief btw? En berekent u de kosten niet als vast percentage van de directe loonkosten? Voeg onderstaande bijlagen toe. Heeft u de bewijsstukken al eerder toegestuurd? Dan hoeft u ze niet nog een keer te versturen met uw vaststellingsaanvraag. Bent u een aanbestedende dienst en moet de opdracht op grond van de Aanbestedingswet 2012 worden aanbesteed? Dan stuurt u de informatie over de gunningsprocedure en de beslissing mee bij uw aanvraag.

Is de opdracht niet op grond van de Aanbestedingswet 2012 aanbesteed? Dan stuurt u 3 opgevraagde offertes mee bij uw aanvraag. Daarnaast onderbouwt u de gunningsbeslissing die u op basis van deze offertes heeft genomen.

Voor opdrachten van meer dan € 25.000 voert u de kosten op in het aanvraagformulier van de vaststelling. Het gaat om de kosten die niet eerder zijn ingediend en goedgekeurd bij een voorschot.

Betalingsoverzicht

U voegt een betalingsoverzicht toe bij uw aanvraag als u afschrijvingskosten, overige kosten (bij opdrachten onder de € 25.000) en bijdragen in natura in de vorm van (on)roerende goederen heeft opgegeven. Dit overzicht voegt u niet bij als u deze kosten berekent als vast percentage van de directe loonkosten. Voor het overzicht gebruikt u het format.

Voor overige kosten neemt u alle kosten van opdrachten onder de € 25.000 op in het betalingsoverzicht. In het aanvraagformulier van de vaststelling geeft u het totale bedrag exclusief of inclusief btw op. Dit is ervan afhankelijk of u de btw kunt verrekenen.

Besluit van vergunning of toestemming

Een besluit van een vergunning of een andere vorm van toestemming, stuurt u alleen mee als u dit voor het uitvoeren van de activiteiten nodig heeft en nog niet eerder heeft toegestuurd. Denk hierbij aan vergunningen, ontheffingen, meldingen, bestemmingsplannen en milieueffectrapportages.

Accountantsverklaring

Maakt u gebruik van een integrale kostensystematiek (IKS)? En is uw subsidiebedrag meer dan € 125.000? Dan stuurt u aan het einde van het project een controleverklaring mee over de projectkosten. Dit doet u alleen als u deze nog niet eerder hebt opgestuurd. Lees meer over het accountantsonderzoek op onze pagina Integrale kostensystematiek.

Vaststelling aanvragen

Heeft u alle bijlagen verzameld? Lees dan hoe u uw vaststelling aanvraagt op de pagina Samenwerkingsprojecten wetenschap en visserij: vaststelling subsidie.