Subsidieregeling praktijkleren: Tips voor aanvragers

Zorg op tijd voor eHerkenning en ketenmachtiging (voor intermediairs)

• U logt in met eHerkenning. Voor uw aanvraag heeft u minimaal niveau 3 met machtiging RVO-diensten op niveau eH3 nodig.
• Dient u een aanvraag in voor een ander? Regel dan op tijd een ketenmachtiging.
  Lees meer over ketenmachtiging

Bekijk wat wel/niet voor subsidie in aanmerking komt

De Subsidieregeling praktijkleren is bestemd voor bepaalde onderwijscategorieën. Lees de verschillende voorwaarden per onderwijscategorie.

Onderstaande trajecten komen niet in aanmerking.

• Een stage van een aantal maanden in de basisberoepsgerichte, kadergerichte of gemengde leerweg, of een entree-opleiding in het vmbo (anders verzorgd dan de beroepsbegeleidende leerweg), ook al noemt men dit een leerwerktraject.
• Bij praktijkonderwijs en vso: een stage die/leerwerktraject dat niet in het laatste jaar van de opleiding heeft plaatsgevonden.
• Bij vso: het uitstroomprofiel 'dagbesteding'.
• Bij vso: in het uitstroomprofiel 'vervolgonderwijs' dat niet is ingericht als leerwerktraject.
• Een mbo-BBL-traject dat gericht is op een deelcertificaat in plaats van een diploma.
• Een mbo-BOL-traject (beroepsopleidende leerweg).
• Een mbo derde leerweg (ovo).
• Een EVC-traject.
• Een mbo-BBL-traject waarbij de onderwijsuren via e-learning worden ingevuld.
• Een specifieke maatwerkopleiding.
• Een voltijd hbo-opleiding of een hbo-duaal- of deeltijdtraject waarvan de CROHO valt in andere onderdelen dan techniek/landbouw en natuurlijke omgeving/gezondheidszorg, gedrag & maatschappij.
• Een deeltijd hbo-opleiding waarbij de beroepsuitoefening geen verplicht onderdeel vormt van de opleiding.

Zorg dat uw administratie op orde is

Uitgangspunt bij de regeling is dat de administratieve lasten bij een aanvraag zo beperkt mogelijk zijn. U verklaart in uw aanvraag dat u/de werkgever beschikt over:

• Een geldige praktijkleerovereenkomst die is afgesloten tussen student, werkgever en onderwijsinstelling.
• Een aanwezigheidsadministratie van de student(en) binnen uw organisatie in de aangevraagde weken.
• Een begeleidingsadministratie en onderbouwing van de voortgang van de student(en) in het kader van de opleiding in de praktijk binnen uw organisatie in de aanvraagperiode.
• Het behaalde diploma van de studenten als de opleiding is afgerond.

Bij de aanvraag hoeft u deze documenten niet mee te sturen. Wel is het voor elke deelcategorie van belang dat uw administratie op orde is. Tijdens de beoordeling van uw aanvraag en na het verstrekken van de subsidie kunnen wij bovenstaande stukken namelijk bij u opvragen. Dit is om te toetsen of de subsidie terecht wordt/is uitbetaald. U heeft als werkgever daarom een bewaarplicht van de relevante documenten tot 5 jaar na afloop van het school- of studiejaar waarvoor subsidie is verstrekt.

Lees meer over de benodigde administratie.

Bepaal de juiste begin- en einddatum van begeleiding

Bij de onderwijscategorie mbo hoeft u de juiste start- en einddatum niet meer zelf te bepalen. Wel moet u het juiste aantal weken begeleiding binnen de BPV periode opgeven.
De juiste begin- en einddatum van de begeleiding wordt namelijk opgehaald vanuit het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Dit wordt bepaald aan de hand van de geregistreerde start- en einddatum van de BPV-periode (beroepspraktijkvorming) bij uw leerbedrijf.

Als u een mbo-student handmatig wilt opvoeren (bijvoorbeeld omdat er geen BPV-periode bekend is bij DUO) of als u studenten bij andere onderwijscategorieën wilt opvoeren, volg dan onderstaande werkwijze.

Welke begindatum vult u in?

• Begint de begeleiding eerder dan afgesproken in de overeenkomst? Vul dan de begindatum zoals afgesproken in de overeenkomst in.
• Begint de begeleiding later dan afgesproken in de overeenkomst? Vul dan de eerste begeleidingsdag in als begindatum.

Welke einddatum vult u in?

• Stopt de begeleiding eerder dan afgesproken in de overeenkomst? Dan vult u de laatste begeleidingsdag in als einddatum. Dit kan gebeuren omdat de student zijn diploma heeft behaald of is gestopt met de opleiding. De diplomadatum is de einddatum, omdat voor de weken na het behalen van een diploma het recht op subsidie voor de praktijkbegeleiding vervalt.
• Stopt de begeleiding later dan afgesproken in de overeenkomst? Dan vult u de einddatum in zoals afgesproken in de overeenkomst.

Bepaal het aantal weken begeleiding binnen de aanvraagperiode

Cruciaal bij het toekennen van subsidie is de periode waarin daadwerkelijk begeleiding heeft plaatsgevonden.

Op te geven weken zijn weken:

• waarin voor de opleiding begeleiding binnen uw bedrijf is gegeven;
• die binnen de periode van de praktijkleerovereenkomst, werkleerovereenkomst of overeenkomst vallen;
• die voor een (eventuele) diplomadatum vallen.

Niet op te geven weken zijn weken:

• waarin helemaal geen begeleiding is geweest omdat de leerling of student niet bij u aanwezig was (bijvoorbeeld door ziekte, verlof of vorstverlet);
• die liggen vóór de begindatum en/of na de einddatum van de werkleerovereenkomst, praktijkleerovereenkomst of overeenkomst;
• die liggen na diplomering. Behaalt een leerling of student gedurende de begeleidingsperiode het diploma, dan moet u de datum van het diploma opgeven als einddatum. Voor de weken na het behalen van het diploma vervalt het recht op subsidie voor de praktijkbegeleiding.
• die liggen na (voortijdige) beëindiging van de opleiding door de student;
• die liggen buiten de BPV periode bij het leerbedrijf waarvoor subsidie wordt aangevraagd (mbo-bbl);
• die liggen buiten de geldigheidsperiode van de groene pas (aspirantenpas). Dit geldt alleen voor de mbo-bbl opleiding tot beveiliger.

Gebruik een xlsx-bestand bij veel studenten

In het aanvraagformulier vraagt u meerdere leerplaatsen in één keer aan. Naast het handmatig invullen van het aanvraagformulier, kunt u ook via het uploaden van één of meer xlsx-bestanden gegevens van meerdere studenten tegelijk importeren. Er zit geen beperking op het aantal studenten dat per xlsx-bestand opgevoerd kan worden. In één aanvraag kunnen meerdere onderwijscategorieën opgevoerd worden. Per onderwijscategorie moet wél een apart xlsx-bestand gebruikt worden omdat de in te voeren gegevens per onderwijscategorie verschillen. Gebruik altijd de meest actuele versies van de xlsx-bestanden die tijdens de openstellingsperiode op de pagina Aanvragen staan. Bestanden van voorgaande jaren zijn mogelijk niet meer bruikbaar. U kunt het xlsx-bestand wel alvast voorbereiden.

Dien uw aanvraag op tijd in

Wacht niet tot het laatste moment met de aanvraag, maar doe dit zo snel mogelijk na afronding van de begeleiding in het afgelopen school-/studiejaar. Dien uw aanvraag in ieder geval in vóór sluiting van het aanvraagportaal. U ontvangt altijd een notificatiemail ter bevestiging van uw indiening. 

Controleer of u een notificatiemail heeft ontvangen

Na het indienen van uw aanvraag ontvangt u een notificatiemail ter bevestiging van uw indiening op het e-mailadres van de door u geselecteerde contactpersoon. Hierin staat het zaaknummer (PL2XXXXXXX) van uw aanvraag. Het e-mailadres dat wij gebruiken voor het versturen van de notificatiemails is noreply@rvo.nl. Zorg ervoor dat onze noreply e-mails niet in uw spambox terecht komen. We raden u aan om meerdere medewerkers toegang te geven tot het correspondentie e-mailadres dat u opgeeft in uw aanvraag. Heeft een intermediair uw aanvraag namens u ingediend, dan ontvangt de intermediair de notificatiemail.

Het is belangrijk om de ontvangst van de notificatiemail te controleren.

• Heeft u een notificatiemail ontvangen? Dan weet u dat uw aanvraag is ingediend en dat wij uw aanvraag in behandeling nemen.
• Heeft u geen notificatiemail ontvangen? Controleer dan eerst uw spambox. Is de notificatiemail daar ook niet binnengekomen? Neem dan contact met ons op.

Bereid u voor op volgend jaar

Voor deze regeling geldt dat een goed begin het halve werk is. Wij adviseren u dan ook vanaf de start van het nieuwe schooljaar te beginnen met het verzamelen van de benodigde administratie voor uw aanvragen van het volgende studiejaar.
Denk bijvoorbeeld aan de wekelijkse urenstaten, de bewijslast van begeleiding en de (door alle partijen ondertekende) (werkleer-/praktijkleer)overeenkomst. Voor de aanwezigheids- en begeleidingsadministratie kunt u onze formats gebruiken, maar dit is niet verplicht. U mag ook gebruik maken van gegevens uit uw eigen administratie. Lees meer over de formats en benodigde administratie.