Samenwerken aan innovatie (EIP) fieldlabs 2024

Voor wie?

Deze subsidie is voor samenwerkingsverbanden die uiteindelijk een gebiedsgerichte fieldlab willen opzetten. Het resultaat is dan ook geen fieldlab, maar een ontwerpplan voor een fieldlab. Het fieldlab gaat over innovatie voor een duurzame en toekomstbestendige landbouw. En draagt bij aan het sterker maken van de natuur en creëren van een leefbaar platteland.

Wat is een fieldlab?

Een fieldlab is een plek waar verschillende partijen uit de regio elkaar ontmoeten:

• landbouwers
• nationale en regionale overheden
• bedrijven
• onderwijs- en kennisinstellingen 

Deze partijen ontwikkelen in een fieldlab technologische en sociale innovaties. En maken deze klaar voor de dagelijkse activiteiten van de landbouwer en zijn omgeving. Een fieldlab is een plek voor het:

• uitvoeren van tests
• delen en bewaren van kennis
• geven van trainingen
• steunen van start-ups
• helpen bij het maken van sterkere samenwerkingen voor een specifiek gebied

Hoe verdelen we het budget?

Een onafhankelijke adviescommissie beoordeelt elk project op een aantal onderdelen. Dit zijn selectiecriteria. Het budget verdelen wij onder de aanvragers die hier het hoogst op scoren. De wegingsfactor geeft aan hoe vaak de punten meetellen in het totale puntenaantal.

Het maximale aantal punten dat u kunt scoren is 50. Voor deze subsidie moet u minimaal 30 punten scoren.

Voor welke kosten krijgt u subsidie?

Voor verschillende kosten kunt u subsidie krijgen. Dit zijn de subsidiabele kosten. U krijgt subsidie voor de:

• voorbereidingskosten; 
• uitvoeringskosten; 
• arbeidskosten; en
• overige kosten. 

Daaronder valt bijvoorbeeld het: 

• oprichten van het samenwerkingsverband;
• maken van uw projectplan; en
• uitvoeren van uw project.

Voorbereidingskosten

Voorbereidingskosten zijn subsidiabel voordat u uw aanvraag doet. Maar deze kosten mogen niet langer dan één jaar na openstelling van deze subsidie gemaakt zijn. Het gaat dan alleen om kosten voor activiteiten die direct horen bij de voorbereiding van de subsidieaanvraag. U krijgt subsidie voor activiteiten voor: 

• het vinden van deelnemers voor het samenwerkingsverband;
• het opstellen van een projectplan; en
• het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst.

Uitvoeringskosten

U krijgt subsidie voor:

• coordinatie van het samenwerkingsverband;
• operationele activiteiten die direct verbonden zijn aan de uitvoering van het project;
• projectmanagement en administratie

Bent u voordat u de subsidieaanvraag heeft gedaan al gestart met de uitvoering van uw project? Of bent u voor uw subsidieaanvraag al verplichtingen aangegaan voor kosten voor de uitvoering van uw project? Dan krijgt u voor dat deel van de activiteiten en kosten geen subsidie.

Arbeidskosten

Arbeidskosten bestaan uit loonkosten en eigen arbeid. Onder arbeidskosten vallen bijvoorbeeld:

• uren die besteed worden aan de uitvoering van het project
• kosten voor de samenwerking en het proces (zoals regelmatige overleggen)

U krijgt geen vergoeding voor de uren en kosten die tussen de deelnemers van het samenwerkingsverband onderling worden gefactureerd.

Overige kosten

Overige kosten kunnen bestaan uit:

• kosten van derden
• bijdragen in natura
• afschrijvingskosten

U onderbouwt deze activiteiten in uw projectbegroting door documenten aan te leveren, zoals offertes of salarisstroken. Wilt u deze kosten declareren voor een deelbetaling of vaststellingsverzoek? Dan onderbouwt u de kosten met facturen en betaalbewijzen. De penvoerder declareert deze kosten namens de deelnemers die de kosten hebben gemaakt.

Integrale kostensystematiek (IKS)

Bent u een kennisinstelling? Dan mag u uw loonkosten berekenen met een goedgekeurde Integrale kostensystematiek (IKS). U moet deze IKS dan steeds gebruiken in uw organisatie. Andere typen organisaties kunnen geen IKS gebruiken.

Kosten berekenen

Voor het berekenen van de subsidiabele kosten is er een extra rekenmethode. Deze noemen we vereenvoudigde kostenoptie (VKO). U kunt deze methode gebruiken om uw kosten te berekenen. Hoe u dit doet, leggen we uit op Vereenvoudigde kostenoptie (VKO) voor GLB-subsidies.

Voorwaarden

Wilt u deze subsidie aanvragen? Dan moet u voldoen aan een aantal voorwaarden. U vormt een samenwerkingsverband en werkt samen aan een projectplan. De penvoerder schrijft het projectplan en doet de subsidieaanvraag. 

In het samenwerkingsverband zit in elk geval één landbouwer en een van deze deelnemers:

• mkb'ers
• leden van producentengroeperingen, coöperaties of brancheorganisaties
• procesbegeleiders en/of adviseurs
• vertegenwoordigers van kennis- en onderwijsinstellingen
• andere natuurlijke of rechtspersonen die bijdragen aan de projectdoelen
• andere actoren in de agrofoodketen

U maakt samen een projectplan. Hiervoor gebruikt u ons format. Het format van het projectplan vindt u hieronder bij Uw aanvraag voorbereiden. Het project is uiterlijk 2 jaar na het verlenen van de subsidie klaar.

Penvoerder

De penvoerder is een van de deelnemers in het samenwerkingsverband, bijvoorbeeld de projectleider. De penvoerder vraagt subsidie aan namens het samenwerkingsverband. Elke deelnemer machtigt de penvoerder door de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen. Zo zorgt de penvoerder voor het:

• onderhouden van contact met RVO namens het samenwerkingsverband
• doen van de subsidie-, deelbetaling- en vaststellingsaanvraag 
• doorgeven van wijzigingen 
• goed informeren van de deelnemers van het samenwerkingsverband 

De penvoerder ontvangt het subsidiebedrag. De penvoerder is verantwoordelijk voor het verdelen van het subsidiebedrag over de deelnemers. 

De bewijslast van de uren en kosten ligt wel bij de individuele deelnemers. De penvoerder verzamelt deze informatie en levert dit aan bij ons.

Uw aanvraag voorbereiden

Met uw aanvraag stuurt u een aantal verplichte bijlagen mee. Alleen als de bijlagen compleet zijn, kunnen wij uw aanvraag behandelen. U stuurt deze bijlagen mee:

• ingevuld projectplan
• samenwerkingsovereenkomst
• begroting 
• onderbouwing van de begroting 

Voor de onderbouwing van de begroting is er geen vast format. U gebruikt onze formats voor de andere bijlagen. 

Na uw aanvraag

Hebben wij uw aanvraag voor subsidie compleet binnengekregen? Dan beoordelen wij deze en ontvangt u onze beslissing binnen 22 weken na de sluitingsdatum. Om te bepalen welke projecten subsidie kunnen krijgen, rangschikt een commissie alle aanvragen. 

Wijzigingen doorgeven 

Geef belangrijke wijzigingen zo snel mogelijk aan ons door. U geeft een wijziging door voordat u deze uitvoert. 

Voorschot ontvangen 

Keuren wij uw aanvraag goed? U ontvangt automatisch een voorschot van 50% van het verleende subsidiebedrag. 

Deelbetaling aanvragen 

U kunt 2 keer per jaar een deelbetaling aanvragen voor u kosten die heeft gemaakt. Een deelbetaling is minimaal 25% van het verleende subsidiebedrag en ten minste € 50.000. De deelbetalingen samen met het voorschot zijn nooit meer dan 90% van het verleende subsidiebedrag. Bij het einde van het project en het vaststellingsverzoek bepalen wij het definitieve subsidiebedrag. Het bedrag wordt aangevuld tot maximaal 100% van de verleende subsidie. 

Vaststelling aanvragen 

Is uw project afgerond? Dan kunt u vaststelling van uw subsidie aanvragen. U rondt uw project af binnen 2 jaar na de datum die in de beslisbrief staat. Wanneer uw project is afgerond, heeft u 13 weken de tijd om een verzoek tot vaststelling te doen. 

Documenten bij uw aanvraag 

Na uw aanvraag kunt u uw ingeleverde bijlagen nog bekijken. Dat is handig wanneer u nog aanvullende gegevens moet sturen, omdat uw aanvraag niet duidelijk of compleet is. U krijgt dan een digitale brief van ons. U leest meer over de selectiecriteria in de Toelichting bij het format projectplan.

Communicatievoorschriften van de Europese Unie (EU) 

Bij de uitvoering van uw project gelden de communicatieregels van de EU:

• U laat het logo van de Europese Unie zien in al uw communicatie. Vermeld het onderschrift ‘Medegefinancierd door de Europese Unie’.
• U beschrijft het project op documenten en communicatiemiddelen.
• U plaatst een stevig bord of plaquette op uw terrein tijdens de uitvoering van uw project.
• U plaatst een poster of digitaal beeldscherm bij uw projectlocatie. Deze poster of dit display:
  • is minimaal A3-formaat;
  • is duidelijk te zien voor het publiek;
  • laat zien dat u subsidie krijgt van de EU. 
• Op uw website of social-media vertelt u over uw activiteiten.

Deze subsidie in 2023

In 2023 kon u ook subsidie aanvragen voor Samenwerken aan innovatie (EIP) fieldlabs. 

Om uw aanvraag te beheren, wijzigingen door te geven of vaststelling aan te vragen, gaat u naar Mijn RVO via de knop Uw aanvraag beheren. De benodigde bijlagen om vaststelling aan te vragen vindt u hierboven onder Vaststelling aanvragen.

Uw aanvraag beheren

Deelbetaling aanvragen 

U kunt 2 keer per jaar een deelbetaling aanvragen voor de kosten die u heeft gemaakt. Een deelbetaling is minimaal 25% van het verleende subsidiebedrag en ten minste € 50.000. De deelbetalingen samen met het voorschot zijn nooit meer dan 90% van het verleende subsidiebedrag. Bij het einde van het project en het vaststellingsverzoek bepalen wij het definitieve subsidiebedrag. Het bedrag wordt aangevuld tot maximaal 100% van de verleende subsidie. 

Vaststelling aanvragen 

Is uw project afgerond? Dan kunt u vaststelling van uw subsidie aanvragen. U rondt uw project af binnen 2 jaar na de datum die in de beslisbrief staat. Wanneer uw project is afgerond, heeft u 13 weken de tijd om een verzoek tot vaststelling te doen. 

Wetten en regels

• In de publicatie van 2 mei 2023 van de Staatscourant staan de wetten en regels die horen bij deze subsidie uit 2023. 
• In de publicatie van 22 mei 2024 van de Staatscourant staan de wetten en regels die horen bij deze subsidie uit 2024.