Kosten apparatuur

Eén van de posten op de begroting is kosten voor apparatuur zoals apparaten en machines, maar ook software licenties. Bij het berekenen van de kosten van het gebruik van apparatuur zijn 2 situaties mogelijk.

Bestaande apparatuur

De gebruikskosten van bestaande apparatuur of apparatuur die niet speciaal voor het project is aangeschaft, worden berekend op basis van een controleerbare registratie van het gebruik van deze apparatuur. Dit houdt in dat u aantoonbaar bijhoudt hoeveel tijd of voor hoeveel handelingen, de apparatuur voor het project is ingezet.

Daarnaast moet u een controleerbare berekening hebben van de kosten van de apparatuur per tijdseenheid of handeling. Hierbij moet u uitgaan van een normale bezetting van het apparaat, de historische aanschafprijs van het apparaat en een afschrijvingstermijn van minimaal 5 jaar. U kunt de kosten niet aan het project toerekenen zonder een gebruiksadministratie van bestaande apparatuur, of zonder een goede en controleerbare berekening van de kostprijs.

Speciaal voor een project aangeschafte en gebruikte apparatuur

De kosten van apparatuur, die u speciaal voor een project of bepaalde subsidiabele activiteiten koopt en gebruikt, voert u als 'kosten derden' op in de begroting en bij vaststelling. Het gaat om kosten waarvan de hoogte is aan te tonen op basis van een factuur. Wel moet u voor de bepaling van de subsidiabele kosten de eventuele restwaarde van de apparatuur aftrekken van de aanschafprijs.

Voor de bepaling van de restwaarde, van speciaal voor een project aangeschafte apparatuur, geldt als hoofdregel dat de restwaarde bepaald wordt op basis van lineaire afschrijving met een (minimale) afschrijvingstermijn van 5 jaar. Dit is een boekhoudkundige restwaarde.