Thuiswerken - werkgebonden personenmobiliteit
Bij thuiswerken maken werknemers geen gebruik van de werkplek van de werkgever. Thuis ontstaat er een nieuwe werkplek, soms zelfs de enige werkplek. Dit leidt er toe dat een woon-werkreis vaak niet meer nodig is. Thuiswerken is duurzaam. Wat kunt en moet u doen om thuiswerken onder werknemers te stimuleren en faciliteren?
Aan de slag
Thuiswerken biedt voordelen voor de duurzame mobiliteit binnen uw organisatie:
- Door werknemers de flexibiliteit te geven om (deels) thuis te werken, vermindert u het aantal dagelijkse woon-werkritten. Dit leidt direct tot een lagere CO2-uitstoot, minder drukte op de weg en bespaart op reis- en parkeerkosten.
- Thuiswerken geeft werknemers meer keuzevrijheid in waar en wanneer zij hun werkzaamheden uitvoeren, met meer tevreden werknemers als resultaat.
- Daarnaast heeft thuiswerken en spreiden van kantoordagen een positief effect op de bereikbaarheid én neemt de druk op schaarse voorzieningen zoals parkeerplekken bij het kantoor af. De niet gemaakte reis is dan ook de meest duurzame reis.
Stimuleren van thuiswerken vraagt om duidelijk beleid, bijdragen in betere voorzieningen en het thuiswerken zelf. Stimuleren kan positief uitpakken. De woon-werkvergoedingen vallen weg en soms is er te besparen op kantoorruimte. Per organisatie zullen de kosten en baten echter sterk verschillen. Werknemers en werkgevers kunnen ook tegenover elkaar komen te staan.
Welke maatregelen kunt u nemen?
Hieronder zetten we de maatregelen voor u op een rij.
De mogelijkheid tot thuiswerken is onder werknemers een aantrekkelijke en gewaardeerde arbeidsvoorwaarde. In de basis kunt u het thuis- en hybride werken van uw werknemers stimuleren door een vergoeding te verstrekken voor thuiswerkdagen en een vergoeding te verstrekken voor voorzieningen.
Werknemers die thuiswerken maken gebruik van eigen middelen die op kantoor vrij aanwezig zijn, denk hierbij aan koffie/thee maar ook extra energiekosten. Om het thuiswerken te stimuleren kunt u een deel van deze lasten vergoeden. U mag uw werknemer maximaal €2,40 (in 2025) per thuisgewerkte dag onbelast vergoeden. Deze vrijstelling geldt ook als de werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.
Het is niet mogelijk om de kosten van een thuiswerkdag én een (vaste) reiskostenvergoeding voor woon-werk verkeer te geven. Per dag is er dus één optie qua vergoeding. Daarentegen mag u wel de gerichte vrijstelling voor thuiswerken én een vergoeding voor een zakelijke reis (dienstreis) verstrekken.
Voor werknemers die thuiswerken, heeft u een zorgplicht en moet u een thuiswerkplek creëren die veilig is en aan de Arbowet voldoet. Deze verplichte arbovoorzieningen mag u onbelast vergoeden aan uw werknemer. Meer informatie hierover leest u op vitaal thuiswerken arboportaal.
Daarnaast kunt u noodzakelijke ICT-middelen onbelast aan uw werknemers vergoeden.
Om hybride werken te stimuleren, kunt u het kantoor hier beter op inrichten. Denk hierbij aan de mogelijkheid van online vergaderen en het creëren van voldoende flexwerkplekken en ontmoetingsruimtes.
Daarnaast kunnen uw werknemers ervoor kiezen om het werk op een derde locatie uit te voeren, zoals in een zakelijke kantoorhub. De werknemers schieten deze kosten voor. U kunt de kosten van zo'n 3e werkplek onbelast vergoeden aan uw werknemer. Als de 3e werkplek koffie apart in rekening brengt, is dat voor rekening van de werknemer.
U mag als werkgever wel een vergoeding geven voor genoten consumpties op de werkplek, maar dat is dan loon van de werknemer. Dit loon kan worden aangewezen voor de werkkostenregeling en komt dan ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling.
Werken uw werknemers regelmatig vanuit huis, dan is duidelijke communicatie hierover belangrijk. Leg de afspraken die u over thuiswerken maakt vast om misverstanden te voorkomen.
In een thuiswerkbeleid staat wat u van werknemers verwacht wanneer zij thuiswerken. Ook beschrijft u wat de wet zegt over hybride werken en of werknemers een thuiswerkbudget en thuiswerkvergoeding krijgen.
Bekijk het stappenplan van de KvK over het opstellen van een thuiswerkbeleid: Stappenplan thuiswerkbeleid opstellen.
Aandachtspunten
Werknemers - als het werk het toelaat - gaan gemiddeld 2 dagen per week naar kantoor en werken 2 dagen thuis ? Dit blijkt uit de werkgeversenquête 2024. Behalve in de vorm van een hybride dag (plaatsonafhankelijk werken) leidt thuiswerken altijd tot grotere duurzaamheid.
Een aandachtspunt bij hybride werken betreft de dagen dat werknemers nog wel naar kantoor komen. Dinsdag en donderdag zijn veruit de drukste dagen op de weg en in de trein. Het is mogelijk een halve dag thuis te werken en een halve dag op kantoor. Zo is in ieder geval 1 spits te vermijden. Voor de duurzaamheid levert deze vorm geen voordeel op.
Ook fiscaal zijn er aandachtspunten omdat je als werkgever voor een dag niet én reiskosten én thuiswerken mag vergoeden. Het is ook mogelijk om als werkgever het werken op zogenaamde hubs op afstand te ondersteunen: niet meer thuis, ook niet op kantoor maar soms wel samen met collega’s en in een professionele omgeving.
- Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
