Mobiliteitsbudget - werkgebonden personenmobiliteit

Over mobiliteitsbudget

Een mobiliteitsbudget is een budget dat u als werkgever beschikbaar stelt aan uw werknemer voor hun zakelijke mobiliteit (zowel woon-werk verkeer als zakelijke reizen). Er zijn veel verschillende vormen van een mobiliteitsbudget. Als werkgever moet u dus goed nadenken over hoe u het mobiliteitsbudget vormgeeft. 

Het bieden van een mobiliteitsbudget is overigens niet altijd duurzaam. Op het moment dat u als werkgever weinig kaders stelt, kan de uitstoot van reizen zelfs toenemen.

Bepaal welke doelen u heeft met een mobiliteitsbudget

• Wilt u dat het budget medewerkers stimuleert om minder te reizen? In dat geval is een vast bedrag, ongeacht het aantal kilometers dat iemand reist, interessant. Risico is wel dat medewerkers bepaalde zakelijke ritten uit financiële overwegingen niet maken, wat mogelijk nadelig is voor uw bedrijfsvoering.
• Wilt u dat het mobiliteitsbudget medewerkers stimuleert om duurzamer te reizen? In dit geval zult u binnen het mobilitietsbudget kunnen variëren in de hoogte van de vergoeding die een werknemers ontvangt. Bij gebruik fiets of OV is dit dan bijvoorbeeld gunstiger dan bij gebruik van een fossiele auto.
• Wilt u dat werknemer die ver weg wonen een hoger budget ontvangen dan medewerkers die dichtbij wonen? In dit geval zult u het budget (deels) moeten baseren op de kilometervergoeding.
• Wilt u werknemers ontzorgen door deelvervoer of een mobiliteitskaart aan te bieden in het budget? Hiermee stimuleert u medewerkers duurzaam te reizen, maar dit vraagt wel om ontzorging door een mobiliteitsprovider. Wat gebeurt er met het budget dat overblijft? Vloeit dit terug naar de medewerker? (aantrekkelijk werkgeverschap) of naar u als werkgever (kostenbesparing)?

Hoe geeft u een mobiliteitsbudget vorm?

De manier waarop u het mobiliteitsbudget vormgeeft, hangt samen met of het budget een alternatief moet zijn voor een leaseauto of voor de reiskostenvergoeding. Dit heeft met name impact op de hoogte van het totale budget. Een werknemer met een leaseauto kost veel meer dan een werknemer met een reiskostenvergoeding.

Medewerkers met recht op een leaseauto

De hoogte van het mobiliteitsbudget is dan vaak gebaseerd op het normleasebedrag. Dus bijvoorbeeld €800,- per maand.

• Kan een werknemer afzien van een (elektrische) auto ten gunste van een budget? Op het moment dat dit kan, bestaat het risico dat uw werknemer in een oudere fossiele auto gaat rijden en neemt uw uitstoot toe. Als dit niet kan, biedt u minder flexibiliteit aan deze groep medewerker.
• Stelt u voorwaarden aan de uitkering van een budget? Bijvoorbeeld alleen als een werknemer aantoonbaar op een duurzame manier reist? Hiermee borgt u duurzaamheid, maar hoe controleert u dit als werkgever?
• Keert u alleen het budget uit? Of faciliteert u uw werknemers ook met bijvoorbeeld een mobiliteitskaart?
• Kunnen werknemers hun woon-werk en zakelijke kilometers registreren? Dit heeft twee voordelen. Enerzijds voldoet u dan eenvoudig aan de rapportageverplichting vanuit de WPM. Anderzijds kunt u hierdoor voor deze kilometers € 0,23 netto uitkeren van het budget. De werknemer houdt zo dus een groter gedeelte over.
• Kunnen alle leaserijders afzien van hun leaseauto ten gunste voor het budget? Of bijvoorbeeld niet de werknemers die hun auto echt nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.

Medewerkers zonder recht op een leaseauto

De hoogte van het mobiliteitsbudget is dan vaak lastiger te bepalen. Want wat is het ijkpunt? Keert u een vaste vergoeding uit? Dan kunt u dit bepalen door te kijken wat de gemiddelde huidige kosten per werknemer zijn. In dat geval krijgen alle werknemers dezelfde vergoeding. Dit past mogelijk niet in uw situatie omdat u werknemer die meer moeten reizen ook een hogere vergoeding wilt geven. In dat geval baseert u de hoogte op de woon-werkafstand.

Welke maatregelen kunt u nemen?

Bekijk hieronder welke maatregelen u kunt nemen.

Aandachtspunten

Denk voordat u een mobiliteitsbudget invoert goed na welke doelen u wilt nastreven. Een mobiliteitsbudget is niet zonder meer een duurzame oplossing. Hiervoor zult u in de regeling een aantal dingen moeten verankeren, zoals hoe het mobiliteitsbudget ingezet kan worden door uw medewerkers en wat er gebeurt met het eventueel resterende budget.

Hoe borgt u dat u inzicht krijgt in de manier waarop medewerkers met het mobiliteitsbudget reizen? Met een carte blanche mist u inzicht die u nodig hebt in de WPM rapportage. Voordeel van verplichte registratie is tevens dat u een groter deel van het budget netto uit kunt keren aan uw medewerkers.

Een mobiliteitsbudget stimuleert niet altijd om duurzamer te reizen. Deze prikkel kunt u wel inbouwen. Dit doet u bijvoorbeeld door in de regeling de variabele vergoeding te differentiëren in hoogte van vergoeding per reiswijze (fiets en OV gunstiger dan reizen per auto). Ook maakt u het mobiliteitsbudget aantrekkelijker door medewerkers te faciliteren met een mobiliteitskaart (voorziening). Aanbieders van deze kaarten bieden vaak ook een online portal waarin ritten met auto/fiets eenvoudig geregistreerd kunnen worden. Ook geven zij medewerkers toegang tot verschillende vormen van deelvervoer. Dit kan dan worden afgerekend binnen het mobiliteitsbudget.

Fiscaal

De fiscus kent het begrip mobiliteitsbudget niet. In een mobiliteitsbudget combineert u verschillende fiscale mogelijkheden. Denk aan de onbelaste kilometervergoeding van €0,23 per kilometer. De mogelijkheden om openbaar vervoer te vergoeden en de fiscale spelregels rondom het beschikbaar stellen van deelvervoer. Alles dat niet binnen de geldende mogelijkheden past, beschouwt de fiscus als loon waarover uw werknemers inkomstenbelasting betalen.