Samen reizen - carpoolen en vanpoolen - werkgebonden personenmobiliteit
U kunt het samen reizen van uw werknemers verduurzamen en optimaliseren. Dit kan door carpoolen en vanpoolen te stimuleren. Vanpoolen is een vorm van carpoolen met een 9-persoons bedrijfsbus. Samen reizen verlaagt de CO₂-uitstoot en biedt financiële voordelen.
Over carpoolen en vanpoolen
Carpoolen
Carpoolen houdt in dat werknemers samen een auto delen om naar het werk te reizen. Werknemers kunnen dit zelf organiseren of via dienstverleners. Carpool dienstverleners bieden platforms aan die helpen bij het vinden van carpoolpartners.
Carpoolen is laagdrempelig vervoer en maakt het mogelijk dat werknemers hun reiskosten delen. Carpoolen is bij uitstek voordelig bij vaste werktijden en relatief grote reisafstanden. Werknemers komen ook relatief uitgerust op het werk of thuis.
Vanpoolen
Vanpoolen is vergelijkbaar met carpoolen. Het verschil is hierbij dat u als werkgever een 9-persoons (elektrisch) voertuig aanbiedt. Dit voertuig kunt u kopen of leasen. Ook bestaan er voor vanpoolen dienstverleners die hierin gespecialiseerd zijn. Meestal is de vrijwillige chauffeur een van de werknemers. Soms biedt een dienstverlener ook een chauffeur aan.
Carpoolen is kansrijk voor organisaties waar veel met de auto wordt gereisd. Vanpoolen is vooral kansrijk voor grote organisaties met vaste werktijden of ploegendiensten, waar veel werknemers afhankelijk zijn van de auto.
Rekenvoorbeeld vanpoolen en reiskostenvergoeding
Afhankelijk van de reisafstand en het aantal gebruikers kan het inzetten van een vanpool een interessante besparing zijn ten opzichte van reiskostenvergoeding per kilometer. Een rekenvoorbeeld:
- Vanpoolen op basis van een leaseconstructie inclusief brandstof kost € 1.100 per maand (indicatief)
- 6 werknemers maken gebruik van de vanpool. Deze wonen op gemiddeld 25 km van het werk
- Werkgever hanteert een vergoeding van € 0,23 per kilometer. Bij gebruik van vanpoolen ziet de werknemer af van deze vergoeding
- Werknemers reizen 214 dagen per jaar naar het werk
- Kosten reiskostenvergoeding: 6 werknemers x 25 km x 2 (retour) x 214 werkdagen x € 0,23 = €14.766 per jaar
- Kosten vanpoolen: € 1.100 x 12 = € 13.200 per jaar
Wat zijn de voordelen?
Voor de werkgever
- Minder parkeerruimte nodig: heeft u een tekort aan parkeerplaatsen? Zet dan in op het stimuleren van samen reizen.
- Lagere CO2-uitstoot: als meer werknemers samen reizen verlaagt dit de uitstoot van CO2.
Voor de werknemers
- Lagere kosten: werknemers besparen op brandstof, onderhoud en parkeerkosten. U als werkgever bespaart op parkeerkosten en mogelijk op reiskosten.
- Oplossing voor bereikbaarheid: samen reizen biedt een alternatief voor werknemers zonder eigen auto en voor locaties die slecht bereikbaar zijn met de fiets of het openbaar vervoer.
Welke mogelijkheden heeft u?
Bekijk hieronder welke mogelijkheden u heeft om met uw carpool- en/of vanpoolbeleid te verduurzamen.
U kunt als werkgevers carpoolen stimuleren door:
Ondersteuning
Gebruik een carpoolplatform of -app waar werknemers eenvoudig matches kunnen vinden. Een laagdrempeliger optie is een carpool-lunch, waarbij werknemers uit dezelfde regio samenkomen om carpoolafspraken te maken. Als u werkt met roosterdiensten kunt u het vinden van carpoolpartners koppelen aan het vinden van de nieuwe roostertijden.
Belonen
Belonen biedt voordelen zoals lagere parkeertarieven, voorrang bij parkeerautorisaties of het in stand houden van de reiskostenvergoeding. Het probleem bij deze voordelen is dat ze wel controle en handhaving vergen. Werknemers dienen een 'carpoolstatus' te krijgen op basis van bepaalde criteria. Een praktische uitdaging hierbij is hoe u als werkgever controleert dat werknemers ook echt carpoolen.
Speciale parkeerplekken
Reserveer gemarkeerde parkeerplekken voor carpoolvoertuigen dicht bij de ingang. Een praktische uitdaging hierbij is hoe u als werkgever controleert dat werknemers ook echt carpoolen.
Thuiskomgarantie
Organiseer een thuiskomregeling waarbij carpooldeelnemers die onverwachts niet met hun collega mee kunnen, een alternatief krijgen via taxi of openbaar vervoer. In de praktijk wordt hier door werknemers nauwelijks gebruik van gemaakt, maar neemt deze mogelijkhed wel de drempel weg afhankelijk te zijn van een ander.
U kunt als werkgever vanpoolen stimuleren door:
Faciliteren
Als werkgever koopt, huurt of leaset u een busje en stelt u deze ter beschikking aan een van de werknemers. U betaalt de vaste kosten en brandstofkosten van het voertuig, maar keert geen kilometervergoeding meer uit aan werknemers. Het voordeligst is als een van de werknemers de chauffeur is van de vanpool. In dat geval hoeft u geen kosten te maken voor een chauffeur.
Afspraken
Maak afspraken over wie het voertuig bestuurt, wat er gedaan wordt in geval van ziekte van de chauffeur en of u mogelijk een extra belaste vergoeding wilt uitkeren aan de chauffeur voor de tijd, moeite en verantwoordelijkheid voor het rijden van de vanpool.
Thuiskomgarantie
Stel een thuiskomregeling op waarbij werknemers die van de vanpool gebruik maken en die onverwachts niet met hun collega mee kunnen, een alternatief krijgen via taxi of openbaar vervoer. In de praktijk wordt hier door werknemers nauwelijks gebruik van gemaakt, maar neemt het wel de drempel weg afhankelijk te zijn van een ander.
Wat kost vanpoolen u als werkgever?
In de mobiliteitstoolkit van organisatie ABC rekenen ze als volgt:
- een elektrische 9-persoonsauto, zoals een Peugeot E-Expert of Opel Vivaro-E, kost € 1.060,- per maand.
- Dit is voor een contract van 36 maanden en 25.000 km per jaar (50 km heen en terug per dag).
- Als een externe chauffeur het voertuig moet besturen, kost het € 20,50 per uur. Er wordt minimaal 3 uur per dag in rekening gebracht.
Kostenbesparing:
Stel u voor dat gemiddeld 5 werknemers gebruikmaken van de vanpool. Voorheen ontvingen ze € 0,23 per kilometer als reiskostenvergoeding, en hun woon-werkreis was gemiddeld 30 kilometer. De besparing op de reiskostenvergoeding zou dus zijn: 5 werknemers x 30 km x 2 (heen en terug) x 214 dagen x €0,23 = € 14.766.
Deze besparing is meer dan de kosten van het huren van het voertuig (€ 12.720). Met deze besparing kunnen ook de laadkosten van de vanpool worden betaald.
Samen reizen en de fiscus
Carpoolen
De fiscus maakt bij carpoolen onderscheid in waar het initiatief ligt. Ligt het iniatiatief bij de werknemer, of organiseert de werkgever het carpoolen?
Initiatief om te carpoolen ligt bij de werknemer
Dit is het geval als het de werknemers vrij staat om te reizen zoals zij willen. Er is geen verplichting om te carpoolen en een werkgever schrijft niet voor wie er met wie samen rijdt. Wel kan een werkgever carpoolen stimuleren:
- De chauffeur mag een onbelaste vergoeding ontvangen van maximaal € 0,23 per kilometer voor de afstand van huis naar het werk. U kunt de chauffeur geen onbelaste vergoeding geven voor ‘omrijkilometers’ voor het ophalen van collega’s.
- Meerijdende collega’s mogen eveneens een vergoeding van € 0,23 per kilometer ontvangen.
Initiatief om te carpoolen ligt bij de werkgever
Als u als werkgever carpoolen organiseert en bepaalt wie met wie reist, vervalt de onbelaste vergoeding voor meerijders. Alleen de chauffeur komt dan in aanmerking voor deze vergoeding.
- De chauffeur mag een onbelaste vergoeding ontvangen van maximaal € 0,23 per kilometer voor de afstand van huis naar het werk. Tevens kunt u ‘omrijkilometers’ als gevolg van het ophalen van werknemers onbelast vergoeden á € 0,23 per kilometer.
- Meerijdende collega’s komen niet in aanmerking voor een onbelaste kilometervergoeding.
- U mag de chauffeur van de carpool in alle gevallen een onbelaste vergoeding geven van € 0,23 per kilometer.
Vanpoolen
Bij vanpoolen faciliteert de werkgever het voertuig. Het voertuig gaat mee naar huis met de chauffeur. Hiervoor gelden dezelfde fiscale regels als bij een auto van de zaak. Werknemers in de vanpool komen niet in aanmerking voor een onbelaste kilometervergoeding.
De chauffeur betaalt een bijtelling, als hij/zij het busje van de vanpool ook privé gebruikt. Deze bijtelling werkt hetzelfde als andere constructies zoals auto’s van de zaak. In de praktijk zien we dat werknemers vanpools niet privé gebruiken.
Meer informatie?
- Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
