Klachtenreglement Octrooicentrum Nederland

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities 

1. In dit reglement wordt verstaan onder:
   1. OCNL: Octrooicentrum Nederland als bedoeld in artikel 15 van de Rijksoctrooiwet 1995;
   2. Klacht: iedere mondelinge of schriftelijk uiting van onvrede over een gedraging, handeling of nalaten door (een medewerker van) OCNL;
   3. Klager: indiener van een klacht;
   4. Klachtbehandelaar: medewerker van OCNL, belast met het afhandelen van klachten; 
   5. Teammanager OKA: teammanager Octrooikwaliteit en Advies van OCNL;
   6. Afdelingsmanager OVS: afdelingsmanager Octrooien Valorisatie en Sectoren van OCNL;
   7. Directeur: directeur van OCNL;
   8. Awb: de Algemene wet bestuursrecht;
   9. Nationale ombudsman: de Nationale ombudsman, bedoeld in art 9:17 van de Awb, die belast is met de klachtbehandeling en beoordeling in tweede aanleg.

Artikel 2 Doel 

Het doel van deze regeling is het geven van een procedure voor de behandeling van klachten ter uitwerking van de klachtregeling opgenomen in hoofdstuk 9 van de Awb. 

Artikel 3 Klachtrecht

1. Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop OCNL zich in een bepaalde aangelegenheid  tegenover hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen.
2. Een gedraging van een medewerker wordt aangemerkt als een gedraging van OCNL.
3. De klager wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg hiervan.
4. Klachten kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend.

Artikel 4 Reikwijdte 

Deze regeling is alleen van toepassing op de behandeling van schriftelijke klachten ter uitwerking van de klachtregeling zoals bepaald in hoofdstuk 9 van de Awb. 

Artikel 5 Mondelinge klachten

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 4 kan een klacht mondeling kenbaar worden gemaakt. Deze regeling is op de behandeling van dergelijke klachten niet van toepassing. Wel dient OCNL zorg te dragen voor een behoorlijke afhandeling van dergelijke klachten.
2. De klachtbehandelaar wijst de klager die mondeling een klacht kenbaar maakt, op de mogelijkheid schriftelijke een klacht in te dienen. 

Hoofdstuk 2. De behandeling van klachten 

Artikel 6 Indienen van een klacht 

Het klaagschrift moet schriftelijk en ondertekend worden ingediend. Voorts dient de klacht naam en adres van de klager, en de gedraging waartegen de klacht is gericht te vermelden. 

Artikel 7 Onpartijdige klachtenbehandelaar

1. Een klacht wordt behandeld door een daartoe aangestelde medewerker van OCNL die niet betrokken is geweest bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft.
2.  In afwijking van het eerste lid wordt een klacht:
   a. tegen een klachtbehandelaar behandeld door de teammanager OKA; en
   b. in politiek- en/of mediagevoelige zaken, behandeld door de directeur.

Artikel 8 Interventie

1. OCNL neemt binnen 5 werkdagen na binnenkomst van de klacht telefonisch contact op met de klager met de bedoeling de klacht op informele wijze op te lossen.
2. Zodra OCNL naar tevredenheid van de klager aan de klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot verdere toepassing toepassen van dit reglement.
3. Aan de klager wordt schriftelijk medegedeeld dat OCNL ervan uitgaat dat de klacht naar tevredenheid is afgehandeld.
4. Indien de klager niet tevreden blijkt over deze afhandeling van zijn klacht zal deze alsnog volgens dit reglement worden behandeld.

Artikel 9 Ontvangstbevestiging 

1. Indien de klacht in het informele gesprek niet naar tevredenheid is afgehandeld, stuurt OCNL een schriftelijke ontvangstbevestiging binnen 2 weken nadat de klacht is ontvangen.
2. In de ontvangstbevestiging wordt vermeld:
   1. de klachtomschrijving;
   2. de termijn van afhandeling;
   3. de verdere procedure;
   4. de klachtbehandelaar;
   5. de mogelijkheid te worden gehoord.
3. OCNL stuurt een klacht tot behandeling waartoe kennelijk een andere instantie bevoegd is onverwijld door onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de klager.
4. OCNL stuurt een klacht die niet voor hem bestemd is en ook niet wordt doorgezonden binnen drie werkdagen terug aan de klager.

Artikel 10 Niet verplicht in behandeling nemen

1. OCNL is niet verplicht de klacht te behandelen als deze betrekking heeft op een gedraging:
   1. waarover reeds eerder een klacht is ingediend, en die klacht volgens dit reglement is behandeld;
   2. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
   3. waartegen door de klager bezwaar als bedoeld in artikel 1:5 eerste lid van de Awb had kunnen worden ingesteld;
   4. waartegen door klager beroep kan of kon worden ingesteld, tenzij de gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit;
   5. die voorwerp van onderzoek is of is geweest bij een andere rechterlijke instantie dan de bestuursrechter;
   6. die voorwerp van toetsing is van een lopende strafrechtelijke procedure (opsporing en onderzoek).
2. OCNL is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
3. De klachtbehandelaar stelt de klager zo spoedig mogelijk, - uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht-, van het niet in behandeling nemen van de klacht in kennis met opgaaf van reden.

Artikel 11 Gelegenheid tot horen

1. De klager en de persoon op wiens gedraging de klacht betrekking heeft worden in de gelegenheid gesteld een mondelinge toelichting te geven.
2. Het horen blijft achterwege indien de klacht kennelijk (overduidelijk) ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht om gehoord te worden.
3. Van het horen wordt een verslag gemaakt. De klachtbehandelaar zorgt ervoor dat verzending van het verslag aan degene die gehoord is plaatsvindt bij de afdoening van de klacht.

Artikel 12 Afhandelingstermijn 

1. OCNL handelt de klacht af binnen zes weken na ontvangst.
2. De afhandeling kan met maximaal vier weken verdaagd worden. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager, evenals aan degene op wie de klacht betrekking heeft.
3. Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daar schriftelijk mee instemt.
4. De klachtbehandelaar bewaakt de voortgang.

Artikel 13 Afhandeling

1. Na ontvangst van een ontvankelijk bevonden klacht stelt OCNL een zorgvuldig onderzoek in.
2. OCNL stuurt de klager een schriftelijke en gemotiveerde kennisgeving van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en de eventuele conclusies die hij daaraan verbindt.
3. Er kan geen bezwaar of beroep worden ingesteld tegen een kennisgeving als bedoeld in het tweede lid.
4. De schriftelijke kennisgeving wijst ook op de mogelijkheid van het vervolgens indienen van een klacht bij de Nationale Ombudsman. Hierbij wordt het (gratis) telefoonnummer van de Nationale Ombudsman genoemd.

Hoofdstuk 3 Overige bepalingen

Artikel 14 Verantwoordingsinformatie

De klachtbehandelaar draagt zorg voor de registratie van klachten. De geregistreerde klachten worden jaarlijks in het jaarverslag van OCNL gepubliceerd.

Artikel 15 Citeertitel 

1. Deze regeling wordt aangehaald als Klachtenreglement OCNL.
2. Het klachtenreglement is gepubliceerd op de website van OCNL