Due diligence in 6 stappen

Wat is MVO-beleid?  

Een goed MVO-beleid beschrijft hoe uw bedrijf omgaat met de sociale, milieu en klimaateffecten van uw bedrijfsactiviteiten. In uw beleid beschrijft u wat uw bedrijf van uzelf en anderen verwacht. Dit verduidelijkt zaken, binnen én buiten het bedrijf. Ook bij klanten, maatschappelijke organisaties en leveranciers is er steeds meer aandacht voor MVO. Denk eraan dat voor hen 'geen tekst' meestal ook 'geen beleid' betekent.  

Het beleid bevat op zijn minst de volgende punten:

• Een missie, langetermijnvisie en doelen op het gebied van (internationaal) MVO. Het is noodzakelijk dat het management dit ondersteunt.
• Beleidsrichtlijnen op onderwerpen als mensenrechten, milieu, arbeidsrechten, corruptie en omkoping. Hierbij kunt u verwijzen naar de volgende internationale richtlijnen:
  • De OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen over maatschappelijk verantwoord ondernemen;
  • De United Nations (UN) Guiding Principles for Business and Human Rights;
  • De 8 arbeidsrechtenverdragen uit de Verklaring op Fundamentele principes en rechten in de werkplek van de International Labour Organization (ILO).
• Geef in uw beleid aan dat uw bedrijf zich verantwoordelijk voelt voor de hele toeleveringsketen. Geef ook aan dat het beleid van toepassing is op alle schakels binnen deze keten zoals leveranciers, licentiehouders en agenten. 
• Neem in uw beleid op dat uw bedrijf de eigen inkooppraktijk als onderdeel ziet van het gevoerde beleid.
• Geef aan dat uw bedrijf zich ook houdt aan de lokale wet- en regelgeving.

Inspiratie nodig? Lees een van onze praktijkverhalen of volg onze training.

Hoe integreert u MVO-beleid in uw organisatie?   

Om MVO-beleid goed te integreren, moeten medewerkers weten wat u van hen verwacht. Neem MVO daarom op in besluitvormingsprocessen bij het toewijzen van verantwoordelijkheden, interne communicatie, inkoopbeleid, trainingen, het inzetten van personeel en het toewijzen van budgetten. Beleg de verschillende MVO-taken bij verschillende afdelingen. Stel uzelf hierbij de volgende vragen:

• Hoe ziet mijn MVO-beleid er in de praktijk uit?
• Communiceren we het beleid intern en extern?
• Welke afdelingen hebben we daarbij betrokken en is dit goed afgestemd?
• Welke verantwoordelijkheden heeft elke functionaris of afdeling?
• Monitoren en rapporteren de MVO-verantwoordelijken aan de CEO?

Het vastleggen van deze processen en het opstellen van een concreet actieplan met meetbare doelen zorgen voor duidelijkheid binnen uw bedrijf.  

Randvoorwaarden 

Om due diligence goed in de organisatie te verankeren, zijn een aantal randvoorwaarden onmisbaar: 

• Betrokkenheid van de directie
• Draagvlak in de organisatie
• Beschikbaarheid van capaciteit
• Nieuwe vaardigheden.

De volgende stap is inzicht krijgen in de productieketen. Welke materialen en processen gebruikt uw onderneming in het productieproces? Deze stap kunt u opdelen in 3 onderdelen:

• Inzicht krijgen in de hele keten. Hierin brengt u de keten in kaart. Denk aan alle ingrediënten, producten, grondstoffen, halffabricaten, leveranciers en de landen van herkomst.
• Risico's bepalen. Als u de belangrijkste herkomstlanden in kaart heeft gebracht, is het tijd om duurzaamheidsrisico’s in kaart te brengen. Dit doet u met een risicoanalyse.
• Risico's prioriteren. Het lukt vaak niet om alle risico’s in een keer aan te pakken. Dan kunt u ze prioriteren door te kijken naar de ernst en de waarschijnlijkheid van negatieve impact. De ernst weegt hierbij het zwaarst en wordt bepaald door:
  • Zwaarte: de heftigheid van het negatieve gevolg.
  • Reikwijdte: hoeveel mensen schade ondervinden.
  • Onomkeerbaarheid: de mate waarin schade hersteld kan worden. 

In deze stap maakt u een plan met doelen en acties op basis van de risico's uit stap 2. In dit plan staat welke maatregelen uw organisatie neemt om negatieve impact te voorkomen of te beperken. En ook wie daarvoor verantwoordelijk zijn, welke mensen nodig zijn voor het uitvoeren en welk budget hiervoor nodig is. Betrek daarom altijd alle belanghebbenden.

Door prioriteiten te stellen, geeft u de ambities en richting van het bedrijf aan. Door doelen en acties op te stellen zorgt u dat uw bedrijf stappen blijft zetten. Het is daarnaast nodig dat uw medewerkers de vastgestelde risico's kennen. Zo weten zij concreet wat ze moeten doen om negatieve gevolgen te stoppen, voorkomen of beperken. Mogelijke activiteiten in het plan zijn bijvoorbeeld projecten en partnerschappen in de keten en duurzaamheidscertificering. 

Let bij het opstellen van doelen en acties op de volgende aandachtspunten:

• Maak doelen en acties specifiek. Het doel "wij verlagen onze CO2 voetafdruk" is te algemeen. Een wél specifiek doel is: "in 2026 verlagen wij onze CO2 voetafdruk met 20%." Met andere woorden: uw doelen en acties komen direct voort uit uw risicoanalyse.
• Stel doelen en acties SMART op. Het SMART (specifiek, meetbaar, actiegericht, resultaatgericht en tijdgebonden) formuleren van een doelstelling maakt het monitoren van de voortgang makkelijker. 
• Doelen zijn vaak een mix van doelen op korte, middellange en lange termijn. Dit doet u dus stap voor stap.

Monitoren is het volgen van de situatie in uw keten. Dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld in de vorm van toetsen 'self assessments', risicoanalyses, audits en een klachtenmechanisme. Ook kunt u belanghebbenden raadplegen, zoals uw werknemers, lokale vakbonden, leveranciers en ngo's.  

Mogelijkheden voor toezicht houden monitoring 

Bedrijven kunnen op verschillende manieren onderzoeken of de genomen maatregelen effectief zijn. De belangrijkste informatiebronnen daarvoor zijn leveranciers, publieke databronnen en derde partijen.

In stap 5 communiceert uw bedrijf transparant over de genomen acties om duurzaamheidsrisico’s aan te pakken. Het gaat om mensen of groepen mensen die beïnvloed (kunnen) worden door uw bedrijfsactiviteiten, of betrokken zijn bij deze groepen. Denk aan ngo's, vakbonden, overheden, bedrijven, leveranciers en werknemers in uw keten. Zij verwachten dat u verantwoording aflegt over hoe uw bedrijf werkt. Ook kunnen zij leren van uw ervaringen. 

Feedback van stakeholders  

Vraag bij iedere stap van het due diligence-proces feedback aan uw stakeholders, zowel intern als extern. Met deze informatie en feedback  kunt u uw beleid en activiteiten bijstellen.  

Interne communicatie  

In stap 1 bespraken we het belang om de 6 stappen van due diligence in de organisatie in te voeren. Communicatie helpt daarbij. Breng uw medewerkers regelmatig op de hoogte van de resultaten van het beleid. Bijvoorbeeld via bestaande kanalen als een nieuwsbrief of intranet. Maak medewerkers enthousiast door successen te vieren. 

Externe communicatie  

Rapporteren over risico’s in de keten wordt voor veel bedrijven verplicht, onder andere door de wet CSRD. Maar communiceren over due diligence gaat verder dan dat. Belanghebbenden moeten informatie kunnen vinden over het due diligence beleid en de maatregelen die uw bedrijf neemt om negatieve impact aan te pakken. Bedrijven kunnen zich hiermee onderscheiden van concurrenten. Maar houd het bij de feiten. 
 

Om toegang tot herstel te krijgen, moeten rechthebbenden hun klacht of vermeende schade onder uw aandacht kunnen brengen. De OESO-richtlijnen stellen dat bedrijven een klachtenmechanisme nodig hebben. In de richtlijnen gaat het over 'access to remedy'. Oftewel: toegang tot herstel van het negatieve gevolg ontstaan door bedrijfsactiviteiten. Dit kan vele vormen aannemen, zoals  excuses aanbieden, financiële compensatie bieden, of voorkomen dat de schade of negatieve impact zich herhaalt.