Maak zakelijk gebruik van het verblijf van de ambassadeur

Wat zijn de voorwaarden?

Het verblijf van de ambassadeur is in 1912 gebouwd door de Thaise prins Sapasas Supakijj. In 1949 werd het gebouw met het omliggende terrein gekocht om te gebruiken als ambassade en officieel verblijf van de Nederlandse ambassadeur in Thailand. Het verblijf mag worden ingezet door bedrijven en organisaties, onder voorwaarde dat dit duidelijk bijdraagt aan Nederlandse (commerciële) belangen.

Het verblijf is onder andere te gebruiken voor evenementen, het promoten van producten of diensten en het ontvangen van zakelijke relaties. In de praktijk wordt het verblijf vooral gebruikt voor evenementen die handel en investeringen bevorderen, maar het verblijf kan ook voor andere doelen worden ingezet. In de regel zal de ambassadeur of een ambassademedewerker het evenement bijwonen.

Kosten voor het gebruik

Het gebruik van het verblijf is gratis, maar er wordt wel een kleine administratieve vergoeding gevraagd om de nodige voorbereidingen vanuit de ambassade te kunnen treffen. Maakt u gebruik van het verblijf? Dan wordt van u verwacht dat u het evenement geheel zelf organiseert. Ook komen de kosten voor de catering, het inhuren van medewerkers, het huren van audiovisuele apparaten en extra meubels voor eigen rekening.

Catering

De volgende cateringbedrijven zijn in het verleden ingehuurd voor evenementen:

• Conrad Hotel
• Savelberg
• Renaissance Hotel
• Bistro 33

Het staat u natuurlijk vrij om een ander cateringbedrijf in te huren. De ambassade staat klaar om de mogelijkheden en de benodigde voorbereidingen met u door te nemen. Bij grotere evenementen (lunch/diner met meer dan 20 personen of recepties met meer dan 60 personen) moet u zelf zorgen voor servies en bestek.

Gebruik van het verblijf aanvragen

Verzoeken voor gebruik van het verblijf moet u richten aan de ambassadeur en ruim van tevoren indienen. U moet een ​​duidelijke beschrijving van de activiteit geven:

• het doel
• de datum
• de gastenlijst
• de gewenste diensten

Als het evenement binnen de planning en de doelstellingen van de ambassade past, neemt een medewerker contact met u op. die bespreekt de verdere details en voorwaarden van het evenement.

Houd er rekening mee dat de promotie van het evenement pas na uitdrukkelijke goedkeuring van de ambassade kan beginnen. Dit geldt ook voor het noemen van het evenement in (online) agenda’s. Details en voorwaarden rond het gebruik van het verblijf worden in een zogenoemde ‘Use the Residence’ overeenkomst vastgelegd.

Stuur uw aanvraag voor het gebruik van het verblijf in het Engels naar ban-az@minbuza.nl en ban-cdp@minbuza.nl.

Beoordeling verzoeken

De ambassadeur heeft altijd het recht een verzoek af te wijzen. Belangrijke factoren die meetellen bij de beoordeling van een verzoek zijn:

• beschikbaarheid en de agenda voor het gebruik van het verblijf;
• de beschikbaarheid van personeel;
• de aard en de inhoud van het evenement; en
• recent gebruik van het verblijf door hetzelfde bedrijf / dezelfde organisatie.

Eerlijkheid richting alle aanvragers staat centraal bij besluiten van de ambassade. De woning is niet beschikbaar voor privégebruik.