Energiemanagement - Check

Vraag 12/14 - Onderzoek

Onderzoekt u de oorzaak van elke afwijking van het energiegebruik? Neemt u bovendien maatregelen om herhaling te voorkomen?

Toelichting

Analyseer hoe afwijkingen zijn ontstaan. Neem vervolgens corrigerende en structurele maatregelen om herhaling te voorkomen. Houd bovendien alvast rekening met mogelijke afwijkingen in de toekomst.

Instructie

• Zorg dat u uw energieprestatie en managementsysteem voortdurend meet, audit en controleert, bijvoorbeeld aan de hand van energieprestatie-indicatoren (EPI’s) en/of CO₂-reductie-indicatoren (CPI’s);
• Leg de gegevens die daaruit voortkomen vast en analyseer ze;
• Speur naar oorzaak van schommelingen in het gebruik en verhelp die. Zo krijgt u steeds meer inzicht en bent u beter in staat het verschil onder controle te houden of uw prestaties zelfs te verbeteren;
• Neem waar nodig preventieve maatregelen;
• Zorg dat installaties ook energiezuinig werken;
• Schaf energiezuinige apparatuur aan.

Vraag 13/14 - Audit

Voert u minimaal eenmaal per jaar een interne audit uit van de werking van het energiemanagementsysteem? En koppelt u dit terug aan het management als input voor een management review?

Toelichting

U controleert het energiemanagementsysteem eens per jaar op een aantal punten:

• Werken medewerkers volgens de afspraken en werkwijzen van uw energiemanagementsysteem?
• Voldoen uw activiteiten om het energiegebruik te beheersen aan uw energiemanagementprogramma?
• Lukt het u uiteindelijk om uw energiegebruik te beperken?

Doel is verbeteringen door te voeren in uw werkwijze. Daarvoor laat u het gehele proces van energiemanagement op de bovenstaande punten intern auditen. Liefst door medewerkers die niet direct betrokken zijn bij de uitvoering van de activiteiten.

Instructie

Let op: met de interne audit controleert u niet of u uw energiedoelstellingen behaalt. U gaat na of uw energiemanagementsysteem effectief en doeltreffend genoeg is om uw doelstellingen te behalen.

Hoe voert u een interne audit uit?

• Maak van tevoren een auditprogramma. Daarin legt u onder meer vast welk deel van het energiemanagementsysteem u gaat auditen, hoe vaak, wanneer, door wie, hoe u rapporteert en wat u met de resultaten doet.
• Voor de interne audit kunt u de vragenlijst van de Basischeck Energiezorg gebruiken (zie onderstaand document). Beantwoordt u alle vragen met ja? Dan heeft u een werkend systeem. Vragen die u met nee beantwoordt, duiden op verbeterpunten. Noteer die en leg ze voor aan de directie.
• Evalueer de uitkomsten en leg ze vast in een rapportage met concrete afspraken over waar u verbeteringen aanbrengt.
• De energiecoördinator krijgt van de directie de opdracht de verbeteringen door te voeren.
• In een goed werkend energiemanagementsysteem draait het om continu verbeteren. De vragen van de Basischeck Energiezorg helpen u daarbij. Controleer regelmatig of u alle vragen nog steeds met ja beantwoordt en blijf verbeteringen nastreven.
• Zorg bij de interne audit voor gescheiden, onafhankelijke rollen: de energiecoördinator (stelt het auditprogramma op, coördineert de uitvoering), de interne auditor (voert de audit uit, constateert en rapporteert afwijkingen) en de directie (maakt de audit mogelijk, beoordeelt de audit en evalueert de acties die u ondernomen heeft en de resultaten). Overigens kunt u als klein bedrijf de rollen van energiecoördinator en auditor prima verenigen in 1 persoon.
• Leg de resultaten van iedere audit vast en rapporteer ze aan het management. Verstandig is om alle medewerkers hierover te informeren, ook vooraf als aankondiging van een audit.