EMFAF: Vaststelling aanvragen bij projecten

Bij uw aanvraag voor vaststelling stuurt u altijd een eindverslag mee. Gebruik hiervoor het format op de pagina van uw subsidie.

In het verslag beschrijft en evalueert u de activiteiten die u heeft uitgevoerd. Deze sluiten aan bij de verantwoording van de kosten. U verwerkt ook de resultaten van tussenverslagen. Een kennisinstelling verklaart dat deze de resultaten van het project heeft gecontroleerd.

Heeft u het project in een samenwerkingsverband uitgevoerd? Dan geeft u per deelnemer aan welke activiteiten hij heeft uitgevoerd en welke kosten hij heeft gemaakt.

U stuurt bewijsstukken mee van de communicatieactiviteiten rond uw project. Hieruit wordt duidelijk dat u voldoet aan de communicatieverplichtingen van het EMFAF. Dit zijn bijvoorbeeld posters, brochures en websites. Heeft u een bord of poster geplaatst? Dan maakt u hiervan een foto met daarop het unieke kenmerk. Bij een website stuurt u een schermafbeelding mee waarop ook de URL staat.

Er zijn meerdere soorten kosten: loonkosten, bijdragen in natura (ook eigen arbeid), afschrijvingen en kosten voor derden. U kunt verschillende methoden gebruiken om deze kostensoorten te berekenen. Welke methode u kiest bepaalt welke bijlagen u meestuurt. Deze informatie vindt u op Subsidie voor kosten.

Heeft u deze bewijsstukken al eerder meegestuurd? Dan hoeft u dit niet nog een keer te doen.

Toelichting op facturen en betaalbewijzen

Moet u een factuur meesturen? Zorg dat deze voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Moet u een betaalbewijs meesturen? Dit is een kopie van uw bankafschrift of een print van het rekeningoverzicht op internet. U geeft duidelijk aan welke activiteiten u heeft betaald. Op het betaalwijs via internetbankieren staan in ieder geval uw bankrekeningnummer, naam, adres, woonplaats en de rentedatum.

Is er een verschil tussen de betaalde bedragen en factuurbedragen? Geef op het document aan waarom.

U stuurt dit overzicht mee als u:

• kosten heeft voor afschrijvingen, kosten voor derden en bijdragen in natura (alleen (on)roerende goederen);
• de werkelijke kosten opgeeft en geen vereenvoudigde kostenoptie (VKO) gebruikt.

U gebruikt hiervoor het format op de pagina van uw subsidie.

Opdrachten boven de € 25.000

Geeft u aan één opdrachtnemer een opdracht voor goederen of diensten boven de € 25.000? En gebruikt u geen VKO? Dan gelden de volgende regels:

• Bent u een aanbestedende dienst en moet u een opdracht aanbesteden? Dan stuurt u informatie over de gunningsprocedure en de beslissing mee.
• Als u niet heeft aanbesteed stuurt u 3 offertes mee. U beschrijft waarom u voor een opdrachtnemer heeft gekozen.
• Kunt u niet 3 offertes opsturen? Vraag ontheffing aan. Onderbouw dan waarom dit niet kan en dat de prijs van uw product of dienst marktconform is.

Heeft u deze bewijsstukken al eerder meegestuurd en is er niets veranderd? Dan hoeft u dit niet nog een keer te doen. Ook hoeft u niet opnieuw de ontheffing aan te vragen.

Heeft u voor het uitvoeren van uw project een vergunning of een andere vorm van toestemming nodig? U stuurt dit document mee. Dit is bijvoorbeeld een ontheffing, melding of bestemmingsplan.

Heeft u deze bewijsstukken al eerder meegestuurd? Dan hoeft u dit niet nog een keer te doen.

Is geen van de deelnemers aan het samenwerkingsverband een kennisinstelling? U betrekt wel een kennisinstelling bij uw project. U stuurt een verklaring op waarin staat dat de kennisinstelling actief betrokken was. En de resultaten heeft gevalideerd.

Is een kennisinstelling deelnemer aan het samenwerkingsverband? Kennisinstellingen mogen voor de berekening van loonkosten een integrale kostensystematiek (IKS) gebruiken. Heeft u dit gedaan en is uw subsidiebedrag hoger dan € 125.000? Aan het einde van uw project stuurt u een controleverklaring mee over de projectkosten. U leest meer op Integrale kostensystematiek.