Redelijkheid van kosten

Kosten zijn redelijk als:

• ze noodzakelijk zijn voor de subsidiabele activiteit;
• ze gebaseerd zijn op marktconforme prijzen en tarieven;
• de specificaties van aangeschafte goederen of diensten (en daarmee de kosten) niet hoger zijn dan nodig is voor de subsidiabele activiteit.

U ontvangt geen subsidie voor dat deel van de kosten dat we als niet redelijk beschouwen.

Het is belangrijk dat u onderbouwt dat de kosten, die u voor subsidie opgeeft, redelijk zijn. Onderbouw voor elke opgevoerde kostenpost, waarom deze kosten nodig zijn voor uw investering of project. Leg ook uit waarom bijvoorbeeld niet wordt volstaan met een eenvoudiger, goedkoper product of dienst, met een lager ingeschaalde arbeidskracht, een minder dure expert of met minder uren.

Opdrachten boven € 25.000

Bent u van plan opdracht te geven voor producten of diensten vanaf € 25.000 (totale kosten bij 1 opdrachtnemer, exclusief btw)? Zorg dan dat u de hoogte van de kosten onderbouwt met een offerte om aan te tonen dat de opgegeven subsidiabele kosten realistisch zijn.

Vraag daarnaast 2 andere offertes op van verschillende en onafhankelijke aanbieders van producten of diensten met dezelfde specificaties (bijvoorbeeld kwaliteit en functionaliteit). Dit hoeft niet als u een aanbestedende dienst bent en de opdracht moet worden aanbesteed. U onderbouwt dan aan wie u de opdracht heeft gegund. Zo laat u zien dat u heeft gekozen voor de economisch meest gunstige offerte.

3 offertes en motivering

Stuur de 3 offertes en motivering van uw keuze mee met uw aanvraag voor vaststelling of voorschot (als dit voor uw subsidie mogelijk is). Kunt u niet 3 offertes opleveren? Vraag dan ontheffing aan bij ons. Onderbouw dan waarom het niet mogelijk is om deze 3 offertes te leveren én dat de prijs van uw product of dienst marktconform is. Als er een uitzondering is, dan staat dat vermeld bij de subsidie/informatie op onze website.

Uitzondering betrokkenheid wetenschappelijke of technische organisatie

Is het voor de subsidie die u aanvraagt nodig dat er een wetenschappelijke of technische instantie betrokken is? Dan hangt het van de periode dat u subsidie aanvraagt of heeft aangevraagd af of u nog 2 andere offertes op moet vragen.

Heeft u subsidie aangevraagd of vraagt u subsidie aan vanaf 1 maart 2017? Dan vraagt u de offerte op voor het verlenen van de opdracht aan de wetenschappelijke organisatie die bij uw project betrokken is. Het is niet nodig om nog 2 andere offertes op te vragen. Voor het verlenen van een opdracht aan een technische organisatie geldt dit niet.

Heeft u subsidie aangevraagd van 27 augustus 2016 tot 1 maart 2017? Dan vraagt u de offerte op voor het verlenen van de opdracht aan de wetenschappelijke of technische organisatie die bij uw project betrokken is. Het is niet nodig om nog 2 andere offertes op te vragen.

Heeft u subsidie aangevraagd vóór 27 augustus 2016? Dan vraagt u de offerte op voor het verlenen van de opdracht aan de wetenschappelijke of technische organisatie die bij uw project betrokken is. Ook vraagt u nog 2 andere offertes op.

Aanbestedingsplichtig

Bent u verplicht de opdracht aan te besteden? Dan toont u aan dat u de aanbesteding volgens de aanbestedingsregels (Aanbestedingswet 2012) heeft uitgevoerd. Kunt u dit niet aantonen? Dan kan dit consequenties hebben voor de hoogte van uw subsidie. Zorg ervoor dat u goed kunt onderbouwen waarom de kosten noodzakelijk zijn. De eisen en wensen in de aanbestedingsdocumenten mogen niet verder gaan dan nodig is voor de investering of het project.

Meer informatie over aanbesteden en wie een aanbestedende dienst kan zijn vindt u op de pagina Aanbesteden.