Weerbaar ondernemen: ga veilig en weerbaar op zakenreis
Tot begin 2023 was het door de coronapandemie niet makkelijk om overal in de wereld beurzen of zakenrelaties te bezoeken. Nu is het weer 'business as usual'. In het buitenland ontmoet u nieuwe partners en klanten, en leert u hun land en cultuur beter kennen. Maar beschermt u zich ook tegen eventuele risico’s tijdens uw zakenreis?
Nederlandse bedrijven zijn wereldwijd gerespecteerd en geroemd om hun innovatieve kennis en kunde. Helaas kan dit de bedrijven ook een doelwit maken voor 'copycats' en bedrijfsspionage. Wij geven u daarom tips hoe u zich hierop kunt voorbereiden tijdens een zakenreis. Dat doen we met hulp van Raymond Toet, adviseur Economische Weerbaarheid bij RVO.
Zowel kleine als grote bedrijven…
Hoe meer uw bedrijf iets kan bijdragen aan het verbeteren van diensten, producten of goederen in een land, hoe interessanter uw bedrijf wordt voor kwaadwillenden. Denk bijvoorbeeld aan innovatieve kennis in de chip- en hightechindustrie of de gezondheidszorg.
Deze kennis maakt u, als Nederlandse ondernemer, interessant voor bedrijven met verkeerde intenties. Maar ook voor overheidsinstanties van regimes die andere ideeën hebben over democratische vrijheden dan Nederland. Die kunnen zich anders opstellen richting Nederland en het Nederlandse bedrijfsleven, dan landen die meer gelijkgestemd zijn aan ons.
Dit geldt niet alleen voor grote ondernemers! Als u mkb'er of zzp'r bent, kunnen uw data en gegevens ook interessant zijn voor spionage tijdens uw zakenreis. Mogelijk zoekt men een ingang naar gevoeligere informatie. Bijvoorbeeld van innovatieve bedrijven, of van Nederlandse autoriteiten.
"Niet alleen de grote ondernemers uit het bedrijfsleven kunnen in de gaten gehouden worden. Als (kleinere) mkb'er kan ook jij te maken krijgen met partijen met verkeerde intenties. Jij kunt het volgende stapje zijn dat nodig is voor hen om verder te komen. Bijvoorbeeld door toegang te krijgen tot jouw contacten en/of klantgegevens, zoals die grote bedrijven of de Rijksoverheid."
Weet u hoe u zich hierop kunt voorbereiden en uzelf weerbaarder kunt maken? Hieronder geven we u een aantal tips.
Tip 1: Bescherm uw Intellectueel Eigendom
Let erop dat u in het buitenland beschermd bent tegen diefstal van uw bedrijfsnaam, merknaam en producten. Dit doet u door uw intellectueel eigendom (IE) en copyright goed te registreren; zowel in Nederland als internationaal. Dit was ook te lezen in ons eerdere artikel weerbaarheid in de marktverkennende fase.
Gaat u op zakenreis, zoek dan eerst goed uit of u in het andere land ook beschermd bent. In landen buiten de EU is de wetgeving voor intellectueel eigendom anders dan bij ons. Registreer uw product vóór uw eerste bezoek.
"Ik heb een voorbeeld van een bedrijf dat na een beursbezoek in het buitenland is gecopycat. Ze hadden hun IP niet geregistreerd in betreffend land. Een lokale ondernemer heeft ze toen gekopieerd. Niet alleen gekopieerd maar ook onder "dezelfde" bedrijfsnaam geregistreerd, hun logo "overgenomen" en video’s van hun website gehaald, vertaald en ondertiteld en geplaatst. Tot op de dag van vandaag worden er nog steeds video's en nieuwe producten van de Nederlandse website gehaald door de copycat, zonder dat zij hiervan de rechtmatige eigenaar zijn."
In sommige landen moeten bedrijven hun producten en bedrijfsnamen geregistreerd hebben voordat ze daar zaken kunnen doen. Verdiep u dus in welke zaken u vooraf moet registeren en welke u ook later kunt doen.
Doet u dat niet, dan is het voor een bedrijf met slechte intenties gemakkelijk om uw bedijfsnaam en product(en) te registreren en daarmee de markt op te gaan.
Meer informatie over intellectueel eigendom en IE-registratie vindt u op het platform Economische Veiligheid en bij Octrooicentrum Nederland.
Tip 2: Neem geen onnodige informatie mee
Een goede manier om uw gevoelige gegevens te beschermen tegen diefstal, is om ze simpelweg niet mee te nemen op reis.
Maak keuzes in wat u meeneemt. Zo heeft u (op een laptop of op papier) misschien documenten met bedrijfsgegevens en financiële zaken die u op reis niet per se nodig heeft – maar die wel interessant kunnen zijn voor partijen met slechte intenties. Dan doet u er dus beter aan om ze thuis te laten.
Laat gevoelige informatie ook niet in (de kluis van) uw hotelkamer liggen. In sommige landen kan er een samenwerking zijn tussen de staat en het bedrijfsleven, waaronder ook hotels. Als iemand of een organisatie écht verkeerde intenties heeft, zal degene op allerlei manieren proberen om aan uw gegevens te komen.
Bedenk ook goed wat u laat zien op een beurs of aan een potentiële zakenpartner. Is het echt nodig dat men in detail ziet hoe uw product is opgebouwd of samengesteld, met de bijbehorende prototypes en modellen? Of is het voldoende om een klein voorbeeldje te laten zien?
En denk na over wat u wel en niet vertelt tijdens gesprekken. Let erop dat niemand meeluistert als u persoonlijk, telefonisch of via videobellen in gesprek bent.
"Je bent goed voorbereid als je a) weet wat je kan en wil delen, b) hoe je dat bij je draagt en c) dit ook goed beschermd hebt. Maak keuzes en neem alleen datgene mee dat je echt nodig hebt; alsof je op vakantie gaat met een kleine koffer en alleen het hoognodige maar mee kan nemen."
Tip 3: Wees u bewust van cyberspionage
Behalve fysiek, kunt u op zakenreis ook digitaal bespioneerd worden. Cyberspionnen kunnen op allerlei manieren informatie en data van uw apparaten ontfutselen.
Datadiefstal kan bijvoorbeeld al gebeuren als u verbinding maakt met een (openbaar) wifinetwerk zonder de voorwaarden goed te lezen. Of via uw bluetoothverbinding, of applicaties die u installeert. Of als u een USB-stick onbeveiligd in een andere computer steekt.
Zoals gezegd, kan de samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven in sommige landen anders zijn dan wij gewend zijn. U kunt uzelf in het buitenland onder meer beschermen door gebruik te maken van een beveiligde VPN-verbinding en beveiligde USB-sticks.
Meer manieren om uzelf te beschermen tegen (cyber)spionage op reis vindt u in de informatiefolder van de AIVD.
Meer weten?
Lees meer over de risico's bij buitenlandse dienstreizen op het Ondernemersloket Economische Veiligheid. Daar vindt u ook een handige veiligheidschecklist.
U kunt uzelf op veel manieren weerbaar maken. Bekijk onze andere tips en informatie over Weerbaar Ondernemen.
Wilt u persoonlijk advies?
Heeft u vragen over de risico's en de voorzorgsmaatregelen die u kunt treffen? Stel uw vraag en wij nemen contact met u op.
- Ministerie van Buitenlandse Zaken
