Zakencultuur in Japan

De meeste Japanners zijn terughoudend om Engels te spreken. Hoeveel Engels ze verstaan en/of spreken verschilt per sector en per regio, maar zelfs in de grote steden spreken maar weinig mensen (goed) Engels. Het kan daarom handig zijn om een tolk mee te nemen. Deel belangrijke informatie in het Engels op hand-outs uit, of nog beter: in het Japans. Japanners ontvangen ook graag (het liefst van te voren) een kopie van presentaties.

In Japan begroet men elkaar met een buiging, niet met een handdruk. De buiging varieert van een informele knik tot een diepe respectvolle buiging. Japanners verwachten van buitenlandse zakenpartners niet dat zij deze regels kennen en geven daarom meestal (ook) een hand. Schat van te voren in of spiegel wat de zakenpartner doet. Bij Japanners thuis, in tempels en in andere historische gebouwen, is het gebruikelijk om schoenen uit te trekken. Denk daarom aan schone sokken, zonder gaten.

De eerste kennismaking begint vaak met het uitwisselen van visitekaartjes. Bedruk één kant in het Japans. Bied het kaartje met 2 handen aan, op een manier waarop de tekst door de ontvanger te lezen is. Wissel eerst visitekaartjes uit met de zakenpartner die het hoogste in rang is. Neem de tijd om de naam en functie op het kaartje te lezen.

Verwacht niet dat er direct besluiten worden genomen in een vergadering. Voor Japanners is het proces om de vergadering heen (pdf) juist van groot belang. Daarin worden vaak de daadwerkelijke besluiten genomen. Besteed dus veel aandacht aan de voorbereiding en follow-up. Wees bereid in deze fases veel informatie te delen en onderhoud tussentijds goede contacten. De vergadering zelf wordt vaak gebruikt om een indruk te krijgen van de zakenpartner en om reeds besproken zaken te herbevestigen.

Tijdens de vergadering zelf wijst de ontvangende partij de plaatsen toe in de vergaderruimte. De hoogste in rang zit meestal in het midden van de tafel. Draag formele kleding en kom op tijd. Bij grote organisaties is het beter om 10 minuten te vroeg te zijn. Japanners vinden stiptheid belangrijk en zijn daarom zelf vaak (te) vroeg.

In Japan is de groep belangrijker dan het individu. Het is belangrijk om een goede verstandhouding op te bouwen, voordat er zaken gedaan worden. Vertrouwen winnen is belangrijk; Japanse zakenpartners willen graag eerst weten of nieuwe contacten betrouwbaar zijn. Ze vragen daarom vaak om veel informatie. Neem de tijd om vragen te beantwoorden. Laat humor liever achterwege, zeker in het begin. Weet dat Japanse zakenlui conservatief over kunnen komen; ze zijn niet snel uitbundig.

Japanse bedrijven vinden respect voor hoger geplaatsten erg belangrijk. De leidinggevende is vaak ouder dan het personeel. Als de leider van het Japanse gezelschap in een gesprek kritiek geeft, neem deze dan respectvol in ontvangst. Bedank hem of haar voor het commentaar en geef daarna pas uitleg, indien nodig. 

Aanpassing aan de Japanse zakencultuur is verstandig, maar overdrijf niet. Maak geen overdreven buigingen en gebruik geen Japanse woorden als niet zeker is of het in de situatie past. Een beetje terughoudendheid heeft vaak de voorkeur. Beloof ook geen gouden bergen, wees realistisch.

Japanse zakenmensen spreiden het risico over meerdere zakenpartners. Ook controleren zij zaken meerdere keren. Men heeft vaak namelijk eerst akkoord nodig van meerdere leidinggevenden. Dit proces is tijdrovend en vraagt veel geduld. Geef uw contactpersoon daarom vooraf zoveel mogelijk gedetailleerde gegevens en beeldmateriaal over uw product of dienst. Dat bespaart tijd en moeite bij het nemen van een beslissing.

Bij een zakelijke bijeenkomst is het gebruikelijk dat er geen concrete uitkomst is aan het einde van het gesprek - men komt daar later op terug. Qua etiquette is het gebruikelijk om pas met eten en drinken te beginnen als de leidinggevende toestemming geeft.

Cadeaus geven is normaal in de Japanse zakencultuur. Onderzoek vooraf welk geschenk past bij de zakelijke partner. Geef geen cadeaus in sets van 4. Het woord voor 4 wordt namelijk hetzelfde uitgesproken als het woord voor dood. Wacht met het openmaken van een ingepakt geschenk tot de vergadering is beëindigd en iedereen de ruimte heeft verlaten, tenzij de schenker anders voorstelt.